Pengendalian Dokumen Eksternal, Perlu Stempel atau Tidak?

Penerapan standar manajemen internasional ISO membutuhkan dokumen-dokumen. Mengapa? Dokumen diperlukan agar perusahaan bisa diaudit . Seperti kita tahu, audit merupakan hal wajib dalam implementasi ISO.

Berikut ini rangkuman diskusi QualityClub, Selasa 1 Juni 2021 tentang "Dokumen Eksternal"

---
Dear All rekan Quality
Saya mau bertanya, apakah dokumen eksternal perlu diberikan stempel/cap Controlled Document/Dokumen Terkendali?
Salam Mutu
---
Tidak perlu, karena bukan dalam kendali kita.
Pihak eksternal bisa saja menerbitkan revisi baru tanpa harus memberitahu ke kita.
Dokumen terkendali itu bukan hanya soal revisi terkini, tapi juga termasuk soal pengendalian distribusi dan mekanisme withdrawal bila ada yg kadaluarsa.
---
Izin menjawab Pak Zul.

Tulisan stempelnya Uncontrolled Copy / Uncontrolled Document. Tidak perlu ada pengawasan atau ditarik kembali dikarenakan beberapa hal misal dok itu tidak digunakan lagi atau ada perubahan terhadap dokumen tsb. Biasanya dokumen tsb kita berikan ke pihak luar yg membutuhkan.

Contoh : dok drawing rotary shoe/burning shoe standar kita set ada penambahan pin di OD nya. Jadinya barang tsb jadi special tool, karena sesuai kebutuhan customer agar bit cone atau alat yg stuck di dlm sumur pengeboran bisa diangkat.
---
Selamat sore...
Salam sehat....
Ijin menjawab njih Pak Zul...
Dokumen external...
Mesti diperjelas dulu, ini dokumen external yg mana :
A. dari external atau
B. dokumen internal yg didistribusikan ke pihak external
Jika A, tidak perlu distample namun perlu dimasukkan dalam Daftar Induk Dokumen External
Jika B, distample dengan uncontrolled copy yang mana tidak perlu ada penarikan dokumen lagi
Matur nuwun, semoga bisa membantu
---
Ijin menanggapi
Jika dokumen eksternal tersebut ada korelasi terhadap bisnis dan dijadikan sebagai acuan, sebagai bentuk pengendalian dokumen ketika ad revisi berikut dapat dgn mudah diidentifikasi serta dibubuhkan stamp.
Contoh:
perundangan, dokumen mutu pelanggan dll. (Stamp)
---
Kalau dokumen eksternal di stempel (stamp), lalu tulisan stempel apa?
---
Bisa "DOKUMEN EXTERNAL"
Bisa "TERKENDALI"
---
Kalau dokumen di stempel dokumen terkendali , maka dokumen itu harus kita kendalikan. Lalu , bagaimana cara mengendaliakn dokumen eksternal , itu kan dokumen dari luar, kita kan ga bisa kendalikan?
---
Bisa pak
Contoh manual mutu pelanggan ketika ada revisi pasti kita akan dapat yg terbaru dan yg lama diminta dikembalikan
---
dokunen manual mutu pelanggan yg dikasih ke kita itu, apakah termasuk "controlled document" bagi pelanggan kita tsb ?
kalau ya, berarti pelanggan kita akan menarik kembali dokumen tsb dari kita, jika ada revisi.
kalau tidak, mengapa kita malah yg menjadikannya sebagai "controlled document"
perlu kita ingat juga, bentuk dokumen tidak hanya berupa kertas spt pada umumnya.
tapi bisa berupa dokumen elektronik, dlm bentuk software program komputer, dll.
bagaimana kita mengendalikannya, let's discuss & share the idea..
---
Betul pak manual mutu pelanggan yg didistribusikan ke supplier sebagai Controlled Document bagi pelanggan.
(Permintaan pelanggan utk dikendalikan).
Itu yg pernah sy implementasikan...
---
Izin share....ditempat kami semua dokumen eksternal yang kami terima akan di stamp recieved dan Master. Jika ada kebutuhan utk didistribusikan, baru akan di stamp controlled atau uncontrolled. Sesuai request yg telah disetujui. Dokumen eksternal yg kami terima antara lain, CoA material, MSDS, standard reference, Peraturan perundangan.
---
Selesai.

Baca juga

• Kualifikasi Internal Auditor Sistem Manajemen Mutu