Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Diskusi ISO di Grup WhatsApp: Perlukah Management Representative dalam ISO 9001:2015?
Berikut ini adalah rangkuman diskusi di sebuah grup WhatsApp yang membahas tentang Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen dalam standar ISO 9001:2015.
---
Pertanyaan dari salah satu anggota grup:
Selamat siang para praktisi ISO 🙏
Seiring dengan perubahan standar ISO ke versi terbaru yang tidak lagi mensyaratkan adanya Management Representative (MR), perusahaan kami berencana mengikuti ketentuan tersebut dengan menghilangkan fungsi MR.
Pertanyaan kami:
- Apakah tugas dan tanggung jawab MR sebelumnya akan dilimpahkan kepada Top Management?
- Jika tidak, lalu siapa yang seharusnya menjalankan tugas dan tanggung jawab tersebut?
Tanggapan 1
Pada prinsipnya, tanggung jawab implementasi ISO berada pada Top Management. Namun, Top Management dapat menunjuk seseorang untuk mengoordinasikan implementasi ISO.
Jabatannya tidak harus disebut Management Representative. Bisa saja dinamakan Quality Manager, Quality Director, atau nama lain. Yang penting, dalam job description-nya terdapat tugas untuk mengendalikan dan memantau implementasi sistem ISO di perusahaan.
Tanggapan 2
Jika kita melihat kembali standar ISO 9001:2008, memang ada persyaratan khusus mengenai Management Representative sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
Pada ISO 9001:2015, posisi MR tidak lagi diwajibkan. Namun demikian, evaluasi efektivitas sistem manajemen mutu (QMS) tetap harus dilakukan secara berkelanjutan oleh personel yang kompeten dalam organisasi.
Dalam klausul Leadership, organisasi tetap diwajibkan memiliki orang yang kompeten untuk memastikan sistem berjalan dengan baik. Walaupun tidak disebut sebagai MR, fungsi dan tanggung jawabnya pada praktiknya masih mirip dengan MR.
Dalam banyak organisasi, Top Management memiliki berbagai kesibukan sehingga tidak selalu dapat terlibat langsung dalam evaluasi sistem QMS. Oleh karena itu, biasanya Top Management mendelegasikan tugas tersebut kepada personel yang ditunjuk.
Dengan demikian, fungsi MR sebenarnya masih dibutuhkan, biasanya oleh personel yang berada pada level manajerial atau orang yang ditunjuk langsung oleh Top Management.
Akan menjadi kurang efektif jika seluruh fungsi MR dibebankan kepada Head of Department tanpa adanya koordinasi yang jelas.
Tanggapan 3
Hal ini sangat tergantung pada kondisi organisasi.
Jika setiap departemen atau manajer sudah memiliki kemampuan untuk menjalankan sistem sesuai standar, maka implementasi bisa berjalan tanpa MR.
Namun jika koordinasi masih diperlukan, biasanya perusahaan tetap menunjuk MR atau koordinator sistem agar implementasi lebih terarah.
Tanggapan 4
Menurut pandangan saya, awalnya posisi MR dibentuk untuk menjembatani komunikasi antara manajemen dan karyawan, sehingga penerapan sistem ISO dapat berjalan lebih lancar.
Dengan adanya standar versi terbaru, bukan berarti MR harus dihilangkan.
Jika Top Management mampu mengelola sistem ISO secara langsung, perusahaan bisa saja berjalan tanpa MR. Namun jika Top Management memiliki keterbatasan waktu, keberadaan MR masih sangat membantu.
Tanggapan 5
Sepengetahuan saya, dihilangkannya persyaratan MR dalam ISO 9001:2015 bertujuan untuk meningkatkan keterlibatan langsung Top Management dalam implementasi ISO.
Namun dalam praktiknya, terutama pada perusahaan besar, tidak semua Top Management dapat terlibat langsung dalam kegiatan sehari-hari.
Solusinya, perusahaan dapat menunjuk kepala unit kerja atau manajer untuk menjalankan fungsi pengendalian sistem di unit masing-masing. Mereka kemudian melaporkan hasilnya kepada Top Management.
Dengan cara ini, komitmen Top Management tetap terjaga, sementara implementasi di tingkat operasional tetap berjalan dengan baik.
Tanggapan 6
Dalam praktiknya, fungsi Management Representative dapat dimasukkan ke dalam job description masing-masing manager atau pimpinan departemen/divisi.
Tanggapan 7
Saya ingin menambahkan pendapat.
Dalam standar ISO versi terbaru memang tidak ada kewajiban untuk memiliki MR, tetapi bukan berarti perusahaan tidak boleh memiliki MR.
Keberadaan MR kembali pada kebutuhan organisasi.
Jika fungsi MR ditiadakan, maka secara prinsip tanggung jawabnya melekat pada Top Management. Namun dalam pelaksanaan sehari-hari, fungsi pengendalian biasanya tetap dibantu oleh masing-masing kepala departemen.
Demikian pendapat saya. Mohon koreksinya jika ada yang kurang tepat 🙏
Komentar
Posting Komentar