QualityClub

Halo QualityClub. Ini diksusi menarik tentang dokumen ISO. Pertanyaannya basic, yakni tentang tingkatan dokumen ISO. Simak pertanyaan di bawah ini ya. ---- Mohon maaf ijin bertanya, Apa perbedaan Manual, Prosedur / SOP, Instruksi Kerja terkait untuk Audit ISO 9001? ---- Jawaban: Quality Manual atau biasa disebut juga sebagai "policy manual" atau "reference manual" merupakan dokumen yang memuat kebijakan atau policy yang berhubungan dengan manajemen mutu. Selain kebijakan, biasanya quality manual memuat struktur organisasi, interaksi antarproses , konteks organisasi dan kebijakan-kebijakan lainnya. Prosedur atau in english SOP memuat panduan operasional kerja yang melibatkan beberapa unit kerja atau departemen. Contoh dokumen ini misalnya prosedur pembelian. Prosedur pembelian menguraikan proses pembelian atau tahapan proses pengadaan barang dan jasa yang melibatkan proses finance, inspeksi dan gudang. Working instruction (WI) atau instruksi kerja juga dokumen pan

Dimana sebaiknya tim HSE dan ISO dalam struktur organisasi? Apakah posisi tim independen langsung di bawah direktur atau tim sebaikya berada di bawah salah satu divisi tertentu? Berikut ini hasil diskusi QualityClub. --- Menurut saya, tergantung besar kecilnya organisasi. Bila memungkinkan untuk menjadi divisi tersendiri, lebih bagus. Bila tidak memungkinkan bisa di bawah HR atau SDM, tapi mempunyai independensi dalam hal tertentu. --- Menurut saya, sebaiknya Quality organization apakah sebagai divisi khusus atau Staff group, sebaiknya dibawah CEO. Kenapa? Ini berdasarkan pengalaman saya di industri garment. Dalam beberapa kasus ada pengalaman saya di mana kepentingan perusahaan harus didahulukan dari pada "menjalankan ISO secara konsisten". Misalnya, waktu bahan Baku yang diterima setelah diinspeksi ternyata tidak memenuhi syarat - harus ditolak menurut standard ISO. Untuk membuat Ulang pemasok membutuhkan waktu lama sehingga lini produksi harus nganggur cukup lama. Maka bi

Standar internasional manajemen mutu ISO 9001 memuat persyaratan tentang isu internal dan eksternal, apa itu? Isu internal dan eksternal adalah permasalahan yang perlu diidentifikasi oleh perusahaan dan dikelola sebaik-baiknya. Isu internal adalah permasalahan internal di dalam perusahaan, sedangkan isu eksternal permasalahan yang berasal dari luar perusahaan.  QualityClub mendiskusikan perihal isu internal dan eksternal ini.  Ini hasil diskusi QualityClub. --- Selamat pagi sahabat QualityClub.  Mohon bantuan teman-teman QualityClub menanggapi pertanyaan ini. Pertanyaan terkait isu internal dan eksternal ISO 9001. --- Salam sukses pak, izin bertanya.. Untuk isu internal & eksternal, siapakah yang bertugas mengisi? Sumber isu ini dari mana? Apakah bisa sebatas wawancara lisan kemudian dirangkum? --- Selamat pagi pak Zul.  Mhn ijin urun rembuk,  Di kami, proses ini berjenjang multi proses, top down dan bottom up. Artinya tahap awal masing-masing dept dikoordinir oleh Managernya men

Audit top management termasuk kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka audit internal ISO 9001:2015. Apa sih pertanyaan yang diajukan kepada top management saat audit? Berikut diskusi QualityClub tentang audit top management atau audit direksi. === Assalamualikum teman Quality club. Ada saran, apa pertanyaan untuk audit direksi? --- Ijin jawab audit direksi..: penetapan konteks internal dan eksternal penetapan stackeholder Apakah ada perubahan Kebijakan Progres sasaran dan target perusahaan Semoga bermanfaat.. --- Tindak lanjut hasil management review atau tinjauan manajemen perlu juga ditanyakan. -- Ditempat saya diwakili MR sbgai auditee. Poin pertanyaan adalah : sasaran mutu periode berjalan Issue internal & external Perubahan / change baik itu kebijakan, strategy dan harapan pihak terkait terkait quality, k3 dan lingkungan -- Tulisan ini bisa membantu saat audit direksi : Audit top management, panduan resmi dari ISO. Dokumen bisa diunduh via blog: https://bit.ly/QualityClub_A

Standard mutu ISO 9001 menuntut agar dokumen dikaji atau di review, termasuk prosedur kerja. Prosedur kerja perlu dikaji ulang secara berkala untuk memastikan isi prosedur masih sesuai dengan kondisi terkini.  Bagaimana cara yang tepat untuk melakukan kajian prosedur perusahaan? Berikut diskusi singkat dari QualityClub : --- Mohon sharenya, bagaimana mekanisme menandai existing doc level 2 yang telah dilakukan review setiap tahunnya. Apakah naik revisi atau tgl. effective nya  atau ada cara lain? --- Document Level 2 yang dimaksud adalah prosedur? --- Iya pak --- Pertanyaannya adalah bagaimana menyiapkan bukti review prosedur yang dilakukan setiap tahun? --- Izin jawab: - Buat Schedule (Mapping dokumen mutu, jadwal & pihak-pihak yg terkait) - Email invitation - Create daftar hadir (jika offline), screenshot virtual meeting (jika online) - Create MoM & ttd pihak terkait (bisa esign/ttd basah) - Isi FUPPD & lampirkan MoM jika dari hasil review ada perubahan pada proses utk k

Rekan-rekan Mutu Apakah penunjukkan Management representative (MR) cukup dengan ditampilkannya MR dalam struktur organisasi perusahaan, ataukah harus dengan surat penunjukkan, atau kedua-duanya? Mohon pencerahannya... --- Mohon ijin..sedikit sharing pengalaman di tempat saya kerja pak zul. Selain ada surat penunjukan dari top management..dan secara data juga ditetapkan di struktur organisasi yang di sign top management..mohon masukanya para senior yang lain. -- Selamat pagi. Mohon ijin sharing tidak ada di gambar Struktur Organisasi, hanya surat penunjukan ke seseorang diantara manajer. --- Mohon ijin sharing ,kalau ditempat saya ,untuk MR dikeluarkan surat keputusan yang ditanda tangani oleh president director ,pak --- Ijin sharing pak Zul, Ditempat kami, MR ditampilkan dlm Struktur Organisasi dan ditunjuk melalui SK. Direktur. Semua Job / Level dlm struktur organisasi ada Job Desc nya, termasuk MR. --- Saya kira MR adalah personel perush/organisasi yg sama pentingnya dg karyawan lai

Dalam standar ISO 9001 terdapat istilah informasi terdokumentasi. Maksud dari istilah ini adalah bahwa media dokumen bisa berbagai macam. Standar ISO 9001 menginformasikan bahwa yang dimaksud dengan dokumen bukan hanya dokumen dalam bentuk kertas saja, tapi bisa juga dalam bentuk softcopy, foto, video atau bahkan formulir yang diakses melalui aplikasi. Semua itu dosebut informasi terdokumentasi atau informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib terdokumentasi terlepas dari media informasi yang digunakan. Berikut tanya jawab di QualityClub terkait informasi dokumentasi: --- Tanya mohon maaf bertanya, jika sebuah formulir sudah di alihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa excel) bisa di hapus di daftar dokumen aktif? --- Saya setuju, dokumen excel dihapus dalam daftar dokumen aktif dan dimasukkan nama formulir format aplikasi. --- Ijin menjawab ya Pak Wawan, kalau di saya masih ada database dokumennya (tidak dihapus) berisikan ID, tanggal pengesahan, versi revisi

Dear quality club, Mohon sharingnya untuk penempatan SOP dan IK di ruang kerja, seperti apa modelnya? apakah hanya sekedar di tempel, atau digantung, atau cara lainnya, agar mudah untuk dibaca oleh petugas terkait? --- SOP bisa ditempatkan dalam (bantek) lemari/rak dokumen. IK/ Standar/ Metode kerja bisa ditempatkan pada clear folder ditempel/gantung dekat area kerja/ mesin sehingga mudah diakses oleh petugas. --- Share di tempat kami, yg dipasang di area kerja hanya IK. Agar mudah diakses dan dibaca oleh user, maka di tiap workstation ada papan IK. Untuk SOP disimpan di intranet - doc sharing. Penempelan IK nya juga tdk asal ditempel tapi dgn sedikit rekayasa sehingga tiap lembar WI bisa langsung dibolak balik dan dibaca dari papan tsb. --- Filosofi dasarnya sebenarnya bhw Dok IK atau SOP mudah diakses oleh user. Dan setiap user wajib membaca IK/SOP sebelum memulai pekerjaan ( meskipun para user ) sudah hafal alur pekerjaannya --- Ditempel di area kerja misalnya mesin, dinding atau t

Kepuasan pelanggan adalah tujuan setiap perusahaan. Maka dari itu, standar ISO 9001 mensyaratkan adanya pemantauan terhadap persepsi pelanggan. Berikut ketentuan ISO 9001 terkait kepuasan pelanggan: Organisasi harus memantau persepsi pelanggan pada tingkatan dimana kebutuhan dan harapan telah dipenuhi. Organisasi harus menentukan metode untuk memperoleh, memantau dan meninjau informasi. Banyak cara untuk menilai kepuasan pelanggan, salah satu nya adalah dengan mengadakan survey kepuasan pelanggan dengan mengirim kepada customer untuk diisi dan nantinya dikirim kembali kepada perusahaan yang melakukan survei. Cara ini terbilang mahal, tetapi cara yang paling banyak digunakan. Coba simak rangkuman diskusi QualityClub, Senin, 21 Juni 2021 tentang "Survey Kepuasan Pelanggan" ---- Tanya: Salah satu yg masih menjadi issue di area kami, Angket Kepuasan Pelanggan,, dr yg kami berikan kepada customer aktif (-+ 100 lebih), yg kembali hanya sekitar 20 lembar. tiap tahun selalu begitu. A

Apa yang perlu disiapkan dalam rangka meraih sertifikat ISO 9001-2015 dan apa saja tahap-tahap yang harus dilalui menuju sertifikasi ISO?  Topik ini dibahas dalam diskusi QualityClub via WA Grup dan Telegram. Ada time line ISO 9001:2015 dalam format excel. Berikut ini rangkuman diskusi QualityClub , Kamis, 15 Juni 2021 tentang "Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001-2015" --- Selamat pagi rekan-rekan Quality Club. Mohon sharing pengalaman di sini: berapa lama waktu yang dibutuhkan mulai dari tahap awal hingga mendapatkan sertifikat ISO 9001? 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan atau lebih dari 3 bulan? --- Tahapannya : 1. Detail Pre-Implementation 2. Prepare Documentation 3. Implementation and Training 4. Certification process CERTIFICATION PROGRAM ISO 9001: 2015 ( TIME FRAME ) ---- Banyak faktor yg mempengaruhi berapa lama sebuah perusahaan mrmperoleh serifikat ISO 9001. 1. Ukuran dari perusahaan. Besar atau kecil? 2. Komitmen top management. 3. Ketersediaan SDM yg kompeten. Mungkin pe

Penerapan standar manajemen internasional ISO membutuhkan dokumen-dokumen. Mengapa? Dokumen diperlukan agar perusahaan bisa diaudit . Seperti kita tahu, audit merupakan hal wajib dalam implementasi ISO. Berikut ini rangkuman diskusi QualityClub , Selasa 1 Juni 2021 tentang "Dokumen Eksternal" --- Dear All rekan Quality Saya mau bertanya, apakah dokumen eksternal perlu diberikan stempel/cap Controlled Document/Dokumen Terkendali? Salam Mutu --- Tidak perlu, karena bukan dalam kendali kita. Pihak eksternal bisa saja menerbitkan revisi baru tanpa harus memberitahu ke kita. Dokumen terkendali itu bukan hanya soal revisi terkini, tapi juga termasuk soal pengendalian distribusi dan mekanisme withdrawal bila ada yg kadaluarsa. --- Izin menjawab Pak Zul. Tulisan stempelnya Uncontrolled Copy / Uncontrolled Document. Tidak perlu ada pengawasan atau ditarik kembali dikarenakan beberapa hal misal dok itu tidak digunakan lagi atau ada perubahan terhadap dokumen tsb. Biasanya dokumen tsb

Dokumen wajb dikaji ulang untuk memastikan bahwa dokumen masih sesuai dengan kondisi terkini. Bagaimana bila isi dokumen atau prosedur tidak berubah? Apakah tanggal terbit dokumen dan nomor revisi dokumen ikut berubah? Ada dua cara yang bisa diterapkan. : tanggal terbit dokumen dirubah dan nomor revisi berubah, misalnya revisi 0 menjadi revisi 1. Opsi ini bisa dilakukan dengan catatan histori pada dokumen ditulis bahwa tidak terdapat perubahan dokumen. Tanggal terbit dokumen dan nomor revisi dokumen tetap sama. Opsi ini bisa dilakukan dan bukti kajian dokumen ditulis dalam risalah rapat atau semacam berita acara (termasuk tanggal review dokumen dicantumkan dalam risalah rapat) Tulisan di atas merupakan rangkuman hasil diskusi QualityClub. Berikut rangkuman diskusi QualityClub, Senin 24 Mei 2021 tentang review dokumen. --- Pak Zul ijin bertanya, kemarin sy verifikasi dokumen csms oleh pelanggan pak dan temuannya adalah tahun terbit prosedur kami sdah kadaluarsa (tahun terbit 2015). Dan

Dalam standar mutu ISO 9001 terdapat persyaratan yang mewajibkan perusahaan melakukan tindakan perbaikan bila terjadi penyimpangan atau hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan (ISO 9001, klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif). Aturan baku perusahaan tertuang dalam SOP atau prosedur. Tindakan perbaikan dalam istilah ISO 9001 digunakan tindakan korektif. Di bawah ini ini rangkuman QualityClub , Jumat, 21 Mei 2021 tentang tindakan korektif. --- Saya mau tanya soal tindakan koreksi dan Tindakan Korektif. Apakah diperbolehkan tindakan koreksi dan Tindakan Korektif dibuat dalam satu prosedur atau kah harus terpisah? --- Selamat siang... Tindakan koreksi dan korektif sebaiknya dalam satu prosedur... --- Boleh digabung QSM-nya Bang Zul, karena ISO tidak pernah mempersyaratkan secara spesifik harus terpisah. --- Selesai.

ISO 9001:2015 mengatur agar dokumen dilindungi dengan baik supaya dokumen terhindar dari kehilangan kerahasiaan ( loss of confidentiality ) penggunaan yang tidak sesuai ( improper use ) atau kehilangan integritas ( loss of integrity ). Berikut ini rangkuman QualityClub terkait topik di atas, Rabu 19 Mei 2021. --- Dear Rekan - QualityCLub Mohon pencerahannnya untuk pengisian form dalam penarapan ISO 9001-2015, apabila ada kesalahan pengisian apakah boleh ditipex atau harus dicoret, diparaf, ditulis pengisiannya yang benar di sebelahnya. Terima kasih atas jawabannya --- Iya yang saya tahu sih begitu. Hal ini untuk menunjukkan bukti ada yang diperbaiki, bukan diganti..dan ada yg bertanggung jawab atas perbaikan itu. Tidak di tip x --- izin pendapat: munurut saya sebisanya hindari penggunaan tipex..lebih baik coret paraf saja biar autentiknya terjaga... --- Saran saya agar data yang salah di coret dan lalu diberi paraf pada data yang dirubah tsb. Tata cara perubahan atas kesalahan pengisi

Apakah sebaiknya seoarang Management representative (MR) atau wakil Manajemen (WM) merangkap jabatan lain atau berdiri sendiri dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai koordinator ISO perusahaan? Berikut diskusi QualityClub, Selasa 4 Mei 2021: --- Dear Rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan mengenai jabatan Management Representative (MR) di suatu perusahaan manufaktur, lebih efektif mana jabatan MR dirangkap atau ada departemen sendiri (personal tersendiri)? Apa keuntungan dan kerugian bila MR menjabat rangkap atau berdiri sendiri? --- Diperlukan assesmen dulu posisi pekerjaan tersebut terhadap lingkup pekerjaan yg ditangani sebelum menentukan, apakah harus departemen tersendiri atau digabung. --- ikut berpendapat pak. kebetulan sudah merasakan berada di kedua-duanya. yang gampang sih seperti ini gambarannya: Rangkap: keuntungan dari segi perusahaan tentu saja cost saving bayar satu dengan banyak skill. kerugiannya susah fokus pada saat ada aktifitas MR. kalau terpisah ya bisa

Tanya jawab QualityClub tentang tata cara mengukur kepuasan pelanggan (29 April 2021) --- Dear teman-teman Quality, Sedikit tanya untuk masalah pengukuran kepuasan pelanggan. Selama ini diberikan kuisioner terhadap pelanggan setelah pekerjaan selesai, dan kendalanya adalah hanya sedikit kuisioner yang kembali. Jadi hasil pengukuran kepuasan pelanggan dirasa tidak mewakili ( rata2 hanya 20% - 30% kuisioner yang kembali) Selain dari kuisioner, kira-kira ada bisa sharing metode apa yang digunakan dan caranya seperti apa, sehingga hasil pengukuran dapat diakui? --- Ijin menjawab, ditempat kami mengukur kepuasan pelanggan dengan beberapa cara: 1. Meet customer baik f2f atau online 2. Assign provider utk melakukan survey online/by call 3. Kirim email survey setiap pekerjaan/case selesai secara otomatis by system Untuk no 1 metode menggunakan cara tanya jawab. (moderatorr) --- Kami memakai metode pengukuran dengan melihat tren order dari customer kecenderungannya seperti apa, jika dari perio

 Siang rekan praktisi sistem manajemen. Mohpn sharing nya.... Banyak perusahaan yang sudah mendapatkan sertifikasi iso9001 dan menerapkan banyak sistem. Tetapi kenapa tidak berdampak terhadap bisnis perusahaan. Apa yang salah ya ??? Mungkin bisa berbagi pengalaman. --- Lebih cenderung sertifikasi hanya sebagai pemenuhan persyaratan sehingga implementasinya tidak terintegrasi dengan bisnis.  Makanya malah penerapan system ini menjadi cost center. --- Mohon ijin share, pengalaman saya sebagai MR (Management Represenatative) di 2 perusahaan terdahulu, bahwa ISO tidak berdampak signifikan terhadao perkembangan perusahaan, menurut saya alasahanya adalah sbb : 1. Komitmen perusahaan tidak sungguh dalam implementasinya, hanya sekedar gugur kewajiban utntuk meraih sertifikat dan meningkatkan citra atau branding perusahaan, sedangkan sistem yang dijalankan sesungguhnya masih jauh dari standar ISO. Perusahaan akan sibuk berbenah manakala akan menghadapi eksternal audit (surveillance/resertifikas

  Selamat siang. Mau tanya lagi,Lead Auditor itu jobdescnya apa saja biasanya? Kenapa ada posisi Lead Auditor? Terimakasih... 🙏🙏   --- lead auditor biasanya kalau di perusahaan itu hanya berlaku pd saat audit internal berlangsung, dimana prosesnya di pilih diantara para auditor internal yg ada. tp bila saat audit eksternal berlangsung seorang lead auditor memang hrs memililik sertifikat lead auditor dan memiliki jam terbang audit lbh byk.   smoga dpt menjwb pertanyaan pak brahmana   --- tgs seorang lead auditor (internal) mengomandoi smua kegiatan2 audit spt : - memperkenalkan para auditor saat opening meeting - memastikan jadwal audit sesuai, - mengatur tgs para auditor internal, - membuat lapporan hasil audit, - memaparkan hsl audit kpd manajemen saat closing meeting - menyelesaikan hsl temuan2 audit dll   kalau lead auditor (eksternal) di atur dr sertification body yg menugaskannya   --- Coba bantu jawab.. Tugas lead Auditor:   1. Buat jadwal Au

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan karenanya perlu ditingkatkan. Salah satu cara untuk meningkatkan proses audit internal di perusahaan dengan melakukan evaluasi auditor internal. Tujuannya agar auditor internal bisa dinilai kompetensinya sebagai auditor sehingga bisa ditingkatkan bila hasil penilaian dinyatakan kurang atau tidak memadai. Metode evaluasi atau penilaian auditor internal tidak ditentukan oleh standar manajemen mutu ISO 9001. Tata cara evaluasi auditor ditentukan internal perusahaan.  Pada umumnya evaluasi auditor internal dilakukan dengan mengisi form evaluasi. Berbagai form evaluasi bisa dibuat, salah satunya form evaluasi berikut ini yakni dokumen yang di- share  seorang anggota QualityClub dan bisa Anda gunakan. Evaluasi auditor internal dilaksanakan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. Silahkan gunakan formulir evaluasi auditor internal di atas. Baca juga: Kualifikasi Int

Hasil Polling 23 Mei 2020: