QualityClub

Grup QualityClub mendiskusikan berbagai topik terkait ISO, antara lain audit internal, khususnya cara meningkatkan kinerja audit internal di perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO. Kegiatan audit merupakan kegiatan yang wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2015. Kegiatan ini harus dilaksanakan oleh auditor yang terlatih. Setidaknya, auditor internal telah mendapatkan pelatihan yang memadai sehingga memiliki kompetensi sebagai auditor internal ISO. Salah seorang anggota bertanya tentang bagaimana memotivasi auditor internal ISO agar lebih percaya diri dan mantap dalam menjalankan tugasnya. Berikut ini adalah tanya jawab melalui QualityClub: Pertanyaan: Mohon sharing Bapak dan Ibu sekalian, terkait apresiasi terhadap tim ISO atau auditor, dalam bentuk apa sebaiknya diberikan? Apakah berupa insentif? Adakah yang sudah mengimplementasikan hal ini? Terima kasih sebelumnya. --- Jawaban Di tempat kami, setelah audit selesai dan laporan audit disampaikan, auditor mendapatkan insen...

Pertanyaan: Selamat siang, Pak Zulkifli dan Bapak/Ibu Quality Club. Izin bertanya. Di perusahaan tempat saya bekerja, atasan menunjuk salah satu bawahannya sebagai QMR (Quality Management Representative). Kemudian, QMR tersebut menjalankan agenda internal audit. Pertanyaan saya, apakah QMR dapat menjalankan internal audit sebagai Lead Auditor meskipun belum memiliki sertifikasi Internal Auditor? Mohon pendapat dan solusinya. Tanggapan 1: Seorang Lead Auditor internal seharusnya telah mengikuti pelatihan pemahaman standar ISO, misalnya ISO 9001, serta pelatihan manajemen audit berdasarkan ISO 19011:2018. Hal tersebut dibuktikan dengan kepemilikan sertifikat Internal Auditor. Tanggapan 2: Jika seseorang berperan sebagai Lead Auditor, pada prinsipnya ia wajib memiliki sertifikat auditor. Namun, jika hanya sebagai anggota tim audit internal perusahaan, cukup dengan penunjukan resmi dari perusahaan sebagai auditor internal, bukan sebagai Lead Auditor. Tanggapan 3: Pada dasarnya, seorang Lea...

Tanya Jawab QualityClub Pertanyaan: Dear rekan-rekan quality, Apabila temuan audit internal yang bersifat minor belum dapat ditutup (close) karena keterbatasan alat sehingga tindakan perbaikan tidak dapat dilakukan, sebaiknya bagaimana solusinya? Kondisi finansial perusahaan saat ini belum memungkinkan untuk membeli alat tersebut. Jawaban 1: Jika penyediaan alat merupakan tindakan perbaikan yang bersifat permanen, maka dapat dilakukan tindakan perbaikan sementara, misalnya dengan perubahan metode kerja atau alternatif lain yang tidak mengurangi kualitas yang diharapkan. Jika alat tersebut merupakan satu-satunya solusi perbaikan, maka sebaiknya dibuat komitmen dari manajemen bahwa alat tersebut akan dibeli ketika kondisi finansial perusahaan sudah membaik. Misalnya melalui pernyataan tertulis dari direktur serta rencana estimasi waktu pembelian alat tersebut. Jawaban 2: Usulan saya, kita dapat menyiapkan rencana kerja yang disetujui oleh manajemen sebagai bukti komitmen bahwa tindakan t...

Dalam prosedur audit internal ISO 9001 sebaiknya dicantumkan kriteria seorang auditor. Auditor harus memiliki kompentesi untuk menjalankan kegiatan audit dengan baik. Menurut ISO kompetensi merupakan kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Sebab itu, ada baiknya ke empat kriteria kompetensi di atas ditampilkan dalam prosedur audit internal. Contoh kriteria seorang auditor (kadang orang menyebut hal ini sebagai kompetensi): Pelatihan: Auditor telah mengikuti pelatihan sistem manajemen mutu dan teknik-teknik audit dan telah mendapatkan sertifikat auditor internal (baik dari pihak eksternal atau internal) Pengalaman: auditor telah bekerja 3 atau 6 atau 1 tahun di perusahaan Keterampilan: Auditor menguasai bahasa Inggris dan Jepang (SOP perusahaan banyak menggunakan bahasa Inggris dan Jepang) Pendidikan: Auditor setidaknya berpendidikan D3 Di bawah ini diskusi QualityClub , Jumat, 28 Mei 2021 dengan topik Kriteria Auditor ISO. --- Dear all Mohon informasi, apakah...

Selamat siang, Saya ingin bertanya kembali. Apa saja job desk Lead Auditor? Mengapa ada posisi Lead Auditor? Terima kasih. --- Lead Auditor di perusahaan biasanya ditunjuk saat audit internal berlangsung. Proses penunjukannya dipilih dari auditor internal yang ada. Namun, saat audit eksternal berlangsung, seorang Lead Auditor harus memiliki sertifikat Lead Auditor serta pengalaman audit (jam terbang) yang lebih banyak. Semoga dapat menjawab pertanyaan Bapak Brahmana. --- Tugas Lead Auditor (Internal) Seorang Lead Auditor internal bertugas mengoordinasikan seluruh kegiatan audit, antara lain: Memperkenalkan para auditor saat opening meeting. Memastikan jadwal audit berjalan sesuai rencana. Mengatur tugas para auditor internal. Membuat laporan hasil audit. Menyampaikan hasil audit kepada manajemen saat closing meeting. Menyelesaikan dan memantau tindak lanjut atas temuan audit. Untuk Lead Auditor eksternal, penugasannya diatur oleh badan sertifikasi (certification body) yang menunjukny...

Meningkatkan hasil yang maksimal dari kegiatan audit internal sistem manamemen mutu (SMM) beragam caranya. Salah satu dengan memberikan penghargaan kepada auditor internal, termasuk auditee. Penghargaan kepada auditor internal SMM diterapkan di berbagai perusahaan Indonesia, antara lain saya kutip dari diskusi WA grup tentang apresiasi top level manajemen kepada auditor internal perusahaan:: Salah satu bentuk komitmen top manajemen dalam pelaksanaan SMM. Top manajemen memberikan penghargaan kepada auditor dan auditee dengan uang yang berkisar antara Rp. 100 - Rp. 700 ribu.  Ditempat saya auditor internal diberi baju polo dengan tulisan internal auditor dan dapat Rp.300ribu, sedangkan lead auditor Rp. 450 ribu. Uang diberikan jika laporan sudah dibuat. Auditor internal terbaik mendapat piagam dan bingkisan. Isi bingkisan alat-alat rumah tangga, untuk memberikan motivasi dan apresiasi biar auditor yang lainnya terpacu lebih semangat. Contoh formulir Bagaimana ca...