Dalam standar ISO 9001 terdapat istilah informasi terdokumentasi. Istilah ini menunjukkan bahwa media dokumen dapat berbentuk berbagai macam. ISO 9001 menjelaskan bahwa dokumen tidak hanya berupa kertas, tetapi juga dapat berupa softcopy, foto, video, atau bahkan formulir yang diakses melalui aplikasi.
Semua media tersebut disebut informasi terdokumentasi, yaitu informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib didokumentasikan, terlepas dari media yang digunakan.
Berikut adalah tanya jawab di QualityClub terkait informasi terdokumentasi.
Pertanyaan:
Mohon izin bertanya, jika sebuah formulir sudah dialihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa Excel) bisa dihapus dari daftar dokumen aktif?
Tanggapan 1:
Saya setuju bahwa dokumen Excel dapat dihapus dari daftar dokumen aktif dan diganti dengan nama formulir dalam format aplikasi.
Tanggapan 2:
Izin menjawab. Di tempat saya, database dokumennya masih tetap ada (tidak dihapus), berisi ID dokumen, tanggal pengesahan, versi revisi, dan penanggung jawab. Dokumen tersebut masih dianggap sebagai dokumen aktif karena masih digunakan, hanya saja medianya berubah dari paper based menjadi paperless. Pada catatan dokumen cukup ditambahkan keterangan bahwa medianya telah berubah. Terima kasih.
Tanggapan 3:
Formulir Excel boleh digunakan atau tidak, tergantung kondisi.
Formulir Excel masih boleh digunakan jika terdapat area kerja yang luas dan aplikasi tidak dapat diakses karena keterbatasan sinyal internet. Namun, jika seluruh area sudah dapat mengakses aplikasi dengan baik, maka penggunaan formulir Excel sebaiknya dihentikan.
Tanggapan 4:
Menurut saya, hal ini kembali pada kebijakan manajemen berdasarkan asesmen kebutuhan dokumen. Jika masih ada departemen yang memerlukan, formulir Excel masih dapat digunakan. Jika tidak, maka semua proses dapat dialihkan sepenuhnya ke aplikasi.
Yang paling penting bukan hanya penggunaannya, tetapi pencatatan perubahan dokumen harus tetap direkam, terutama terkait revisi dalam proses management of change.
Tanggapan 5:
Form Excel tetap dapat digunakan sebagai master form, dan isinya harus disamakan dengan formulir yang telah diprogram dalam aplikasi. Keduanya harus tetap konsisten.
Tanggapan 6:
Izin menanggapi, Sebaiknya format formulir di aplikasi dan di Excel dibuat sama dan keduanya tetap aktif. Hal ini untuk mengantisipasi jika server mengalami gangguan sehingga aplikasi tidak dapat digunakan. Dalam kondisi tersebut, pencatatan masih dapat dilakukan menggunakan formulir Excel (hal ini diatur dalam prosedur).
Oleh karena itu, pada daftar induk dokumen level 5 (rekaman), judul formulir tersebut tidak dihapus selama masih digunakan.
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran.
Comments
Post a Comment