Dalam standar ISO 9001 terdapat istilah informasi terdokumentasi. Maksud dari istilah ini adalah bahwa media dokumen bisa berbagai macam. Standar ISO 9001 menginformasikan bahwa yang dimaksud dengan dokumen bukan hanya dokumen dalam bentuk kertas saja, tapi bisa juga dalam bentuk softcopy, foto, video atau bahkan formulir yang diakses melalui aplikasi.
Semua itu dosebut informasi terdokumentasi atau informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib terdokumentasi terlepas dari media informasi yang digunakan.
Berikut tanya jawab di QualityClub terkait informasi dokumentasi:
---
Tanya
mohon maaf bertanya, jika sebuah formulir sudah di alihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa excel) bisa di hapus di daftar dokumen aktif?
---
Saya setuju, dokumen excel dihapus dalam daftar dokumen aktif dan dimasukkan nama formulir format aplikasi.
---
Ijin menjawab ya Pak Wawan, kalau di saya masih ada database dokumennya (tidak dihapus) berisikan ID, tanggal pengesahan, versi revisi dan penanggung jawabnya. Dokumen masih dianggap dokumen aktif karena masih digunakan, hanya yang awalnya paper based jadi paperless. 🙏🏻 Tinggal di notes aja kalau medianya berganti. Terimakasih
--
Boleh dipakai boleh tidak.
Boleh dipakai jika masih ada area di tempat kerja yang luas yang mana aplikasi yang dimaksud tidak dapat dijangkau oleh sinyal internet.
Semua itu dosebut informasi terdokumentasi atau informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib terdokumentasi terlepas dari media informasi yang digunakan.
Berikut tanya jawab di QualityClub terkait informasi dokumentasi:
---
Tanya
mohon maaf bertanya, jika sebuah formulir sudah di alihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa excel) bisa di hapus di daftar dokumen aktif?
---
Saya setuju, dokumen excel dihapus dalam daftar dokumen aktif dan dimasukkan nama formulir format aplikasi.
---
Ijin menjawab ya Pak Wawan, kalau di saya masih ada database dokumennya (tidak dihapus) berisikan ID, tanggal pengesahan, versi revisi dan penanggung jawabnya. Dokumen masih dianggap dokumen aktif karena masih digunakan, hanya yang awalnya paper based jadi paperless. 🙏🏻 Tinggal di notes aja kalau medianya berganti. Terimakasih
--
Boleh dipakai boleh tidak.
Boleh dipakai jika masih ada area di tempat kerja yang luas yang mana aplikasi yang dimaksud tidak dapat dijangkau oleh sinyal internet.
Tidak boleh dipakai jika semua area telah mampu menjangkau aplikasi tersebut
---
Saya rasa berpulang ke policy manajemen nya, dgn asesmen kebutuhan dokumen.
Bila ada dept yg memerlukan, msh bsa dpakai.
Bila tdk, semua sdh harus beralih ke aplikasi.
Dan yg paling penting justru bukan penggunaannya saja, tapi register perubahan dokumen tsb harus direcord, terutama terkait revisi management of change.
---
Selamat siang...
Salam sehat selalu untuk kita semua, tetap jaga stamina ya...
Form excel tetap dipakai sebagai master form, dan contentnya disamakan dengan form yg diprogram...
Dua2 harus sesuai...
Matur nuwun...🙏
---
Izin menanggapi pak Zul, sebaiknya format formulir yang diaplikasi dan di excelnya samakan saja dan sama2 aktif, krn apabila server down menyebabkan aplikasi eror maka rekaman bisa menggunakan formulir yang excel (hal ini diatur di prosedurnya). Jadi di daftar induk dokumen level 5 (rekaman) untuk judul formulir ini tidak dihapus sepanjang masih digunakan.
---
Saya rasa berpulang ke policy manajemen nya, dgn asesmen kebutuhan dokumen.
Bila ada dept yg memerlukan, msh bsa dpakai.
Bila tdk, semua sdh harus beralih ke aplikasi.
Dan yg paling penting justru bukan penggunaannya saja, tapi register perubahan dokumen tsb harus direcord, terutama terkait revisi management of change.
---
Selamat siang...
Salam sehat selalu untuk kita semua, tetap jaga stamina ya...
Form excel tetap dipakai sebagai master form, dan contentnya disamakan dengan form yg diprogram...
Dua2 harus sesuai...
Matur nuwun...🙏
---
Izin menanggapi pak Zul, sebaiknya format formulir yang diaplikasi dan di excelnya samakan saja dan sama2 aktif, krn apabila server down menyebabkan aplikasi eror maka rekaman bisa menggunakan formulir yang excel (hal ini diatur di prosedurnya). Jadi di daftar induk dokumen level 5 (rekaman) untuk judul formulir ini tidak dihapus sepanjang masih digunakan.
---
Selesai
Join QualityClub
Komentar
Posting Komentar