Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Topik Diskusi QualityClub – 18 Desember 2019
Prosedur kerja sangat diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Prosedur kerja merupakan dokumen yang memuat panduan kerja yang melibatkan beberapa departemen dalam perusahaan.
Pertanyaannya, siapa yang berhak menyusun prosedur kerja?
Topik ini didiskusikan dalam grup ISO QualityClub melalui WhatsApp. Berikut ringkasannya:
---
Pertanyaan:
Selamat sore Pak Zul dan rekan-rekan, saya memiliki pertanyaan.
Siapakah yang berhak atau diperbolehkan menyusun dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja? Apakah hanya tim ISO yang tercantum dalam struktur organisasi ISO, ataukah semua kepala departemen (yang tidak termasuk dalam struktur tersebut) dapat menyusun dan mengajukan prosedur/IK?
Terima kasih.
---
Tanggapan 1:
Setiap departemen, terlepas dari apakah masuk dalam struktur ISO atau tidak, sebaiknya bertanggung jawab menyusun prosedur atau instruksi kerja karena merekalah yang paling memahami proses atau aktivitas di unit kerja masing-masing.
Proses tersebut kemudian dituangkan ke dalam prosedur atau instruksi kerja.
---
Tanggapan 2:
Pihak yang layak dan ideal untuk menyusun SOP/IK adalah pemilik proses atau pihak yang terlibat langsung dalam proses tersebut. Hanya pihak terkait yang memahami dengan baik SOP/IK di bagiannya.
Contoh: Prosedur accounting sebaiknya disusun oleh personel accounting karena mereka yang paling memahami proses di area kerjanya.
Apabila diperlukan diskusi untuk perbaikan dan pengembangan SOP/IK, tidak masalah melibatkan pihak lain hingga tahap finalisasi.
Adapun hal-hal teknis seperti approval, penerbitan, dan distribusi dapat diatur secara internal sesuai kebijakan perusahaan.
---
Tanggapan 3:
Pemilik proses lebih memahami tahapan pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Untuk dokumen QMS dapat disusun oleh Tim ISO, sedangkan SOP atau IK disusun oleh masing-masing departemen atau pemilik proses.
---
Prosedur kerja sangat diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Prosedur kerja merupakan dokumen yang memuat panduan kerja yang melibatkan beberapa departemen dalam perusahaan.
Pertanyaannya, siapa yang berhak menyusun prosedur kerja?
Topik ini didiskusikan dalam grup ISO QualityClub melalui WhatsApp. Berikut ringkasannya:
---
Pertanyaan:
Selamat sore Pak Zul dan rekan-rekan, saya memiliki pertanyaan.
Siapakah yang berhak atau diperbolehkan menyusun dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja? Apakah hanya tim ISO yang tercantum dalam struktur organisasi ISO, ataukah semua kepala departemen (yang tidak termasuk dalam struktur tersebut) dapat menyusun dan mengajukan prosedur/IK?
Terima kasih.
---
Tanggapan 1:
Setiap departemen, terlepas dari apakah masuk dalam struktur ISO atau tidak, sebaiknya bertanggung jawab menyusun prosedur atau instruksi kerja karena merekalah yang paling memahami proses atau aktivitas di unit kerja masing-masing.
Proses tersebut kemudian dituangkan ke dalam prosedur atau instruksi kerja.
---
Tanggapan 2:
Pihak yang layak dan ideal untuk menyusun SOP/IK adalah pemilik proses atau pihak yang terlibat langsung dalam proses tersebut. Hanya pihak terkait yang memahami dengan baik SOP/IK di bagiannya.
Contoh: Prosedur accounting sebaiknya disusun oleh personel accounting karena mereka yang paling memahami proses di area kerjanya.
Apabila diperlukan diskusi untuk perbaikan dan pengembangan SOP/IK, tidak masalah melibatkan pihak lain hingga tahap finalisasi.
Adapun hal-hal teknis seperti approval, penerbitan, dan distribusi dapat diatur secara internal sesuai kebijakan perusahaan.
---
Tanggapan 3:
Pemilik proses lebih memahami tahapan pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Untuk dokumen QMS dapat disusun oleh Tim ISO, sedangkan SOP atau IK disusun oleh masing-masing departemen atau pemilik proses.
---
Join QualityClub, grup diskusi ISO, klik pendaftaran.
---
Baca juga:
Kalau untuk review prosedur apakah dari pemilik proses juga?
BalasHapusPemilik proses yang bertanggung jawab untuk melakukan review prosedur yang dimilikinya.
Hapus