Skip to main content

Siapa yang bertanggung jawab membuat prosedur?

Pembuatan prosedur

Topik Diskusi QualityClub – 18 Desember 2019

Prosedur kerja sangat diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Prosedur kerja merupakan dokumen yang memuat panduan kerja yang melibatkan beberapa departemen dalam perusahaan.

Pertanyaannya, siapa yang berhak menyusun prosedur kerja?

Topik ini didiskusikan dalam grup ISO QualityClub melalui WhatsApp. Berikut ringkasannya:
---
Pertanyaan:

Selamat sore Pak Zul dan rekan-rekan, saya memiliki pertanyaan.

Siapakah yang berhak atau diperbolehkan menyusun dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja? Apakah hanya tim ISO yang tercantum dalam struktur organisasi ISO, ataukah semua kepala departemen (yang tidak termasuk dalam struktur tersebut) dapat menyusun dan mengajukan prosedur/IK?

Terima kasih.
---
Tanggapan 1:

Setiap departemen, terlepas dari apakah masuk dalam struktur ISO atau tidak, sebaiknya bertanggung jawab menyusun prosedur atau instruksi kerja karena merekalah yang paling memahami proses atau aktivitas di unit kerja masing-masing.

Proses tersebut kemudian dituangkan ke dalam prosedur atau instruksi kerja.
---
Tanggapan 2:

Pihak yang layak dan ideal untuk menyusun SOP/IK adalah pemilik proses atau pihak yang terlibat langsung dalam proses tersebut. Hanya pihak terkait yang memahami dengan baik SOP/IK di bagiannya.

Contoh: Prosedur accounting sebaiknya disusun oleh personel accounting karena mereka yang paling memahami proses di area kerjanya.

Apabila diperlukan diskusi untuk perbaikan dan pengembangan SOP/IK, tidak masalah melibatkan pihak lain hingga tahap finalisasi.

Adapun hal-hal teknis seperti approval, penerbitan, dan distribusi dapat diatur secara internal sesuai kebijakan perusahaan.
---
Tanggapan 3:

Pemilik proses lebih memahami tahapan pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Untuk dokumen QMS dapat disusun oleh Tim ISO, sedangkan SOP atau IK disusun oleh masing-masing departemen atau pemilik proses.
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui WhatsApp Group. Buat kamu yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran.
--- 
Baca juga:

Comments

  1. AnonymousJanuary 3, 2024 at 1:49 PM

    Kalau untuk review prosedur apakah dari pemilik proses juga?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Zulkifli NasutionJanuary 3, 2024 at 6:52 PM

      Pemilik proses yang bertanggung jawab untuk melakukan review prosedur yang dimilikinya.

      Delete

Post a Comment

Popular posts from this blog

Contoh Instruksi Kerja lengkap dengan Flowchart dan Panduan Lain

Dalam dokumen ISO, terdapat jenis dokumen yang dikenal sebagai Instruksi Kerja (IK) , dan dokumen ini memiliki fungsi yang sangat penting. Instruksi Kerja memberikan panduan kerja secara rinci dan sistematis. Contoh Instruksi Kerja antara lain IK pengoperasian mesin, IK proses pengeluaran uang kas, serta IK untuk berbagai kegiatan teknis lainnya. Contoh Instruksi Kerja yang dikirim oleh anggota QualityClub dapat kamu unduh. Dokumen tersebut memuat flowchart dalam format Excel. Silakan unduh Instruksi Kerja (IK) dalam format PDF yang tersedia. Link  Instruksi kerja atau IK (pdf) Baca juga: Siapa yang bertanggung jawab membuat prosedur?
Post a Comment
Read more »

Formulir Evaluasi Auditor Internal ISO 9001

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan karenanya perlu ditingkatkan. Salah satu cara untuk meningkatkan proses audit internal di perusahaan dengan melakukan evaluasi auditor internal. Tujuannya agar auditor internal bisa dinilai kompetensinya sebagai auditor sehingga bisa ditingkatkan bila hasil penilaian dinyatakan kurang atau tidak memadai. Metode evaluasi atau penilaian auditor internal tidak ditentukan oleh standar manajemen mutu ISO 9001. Tata cara evaluasi auditor ditentukan internal perusahaan.  Pada umumnya evaluasi auditor internal dilakukan dengan mengisi form evaluasi. Berbagai form evaluasi bisa dibuat, salah satunya form evaluasi berikut ini yakni dokumen yang di- share  seorang anggota QualityClub dan bisa Anda gunakan. Evaluasi auditor internal dilaksanakan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. Silahkan gunakan formulir evaluasi auditor internal di atas. Baca juga: Kualif...
Post a Comment
Read more »

Apakah Management Representative (MR) sebaiknya merangkap jabatan atau berdiri sendiri?

Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021: Pertanyaan Dear rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)? Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri? Jawaban 1 Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain.   Jawaban 2 Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut: Jika dirangkap: Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi. Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat. Jika terpisah: MR dapat lebih fokus menjalanka...
2 comments
Read more »