Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Selamat siang,
Saya ingin bertanya kembali. Apa saja job desk Lead Auditor? Mengapa ada posisi Lead Auditor? Terima kasih.
---
Lead Auditor di perusahaan biasanya ditunjuk saat audit internal berlangsung. Proses penunjukannya dipilih dari auditor internal yang ada. Namun, saat audit eksternal berlangsung, seorang Lead Auditor harus memiliki sertifikat Lead Auditor serta pengalaman audit (jam terbang) yang lebih banyak.
Semoga dapat menjawab pertanyaan Bapak Brahmana.
---
Tugas Lead Auditor (Internal)
Seorang Lead Auditor internal bertugas mengoordinasikan seluruh kegiatan audit, antara lain:
- Memperkenalkan para auditor saat opening meeting.
- Memastikan jadwal audit berjalan sesuai rencana.
- Mengatur tugas para auditor internal.
- Membuat laporan hasil audit.
- Menyampaikan hasil audit kepada manajemen saat closing meeting.
- Menyelesaikan dan memantau tindak lanjut atas temuan audit.
---
Tugas Lead Auditor (Umum)
1. Menyusun jadwal audit.
2. Menentukan area sampling yang akan diaudit.
3. Menentukan jumlah auditor (manpower) sesuai dengan luas area audit.
4. Menentukan jumlah hari pelaksanaan audit.
5. Mengadakan rapat koordinasi dengan anggota tim auditor.
6. Menentukan kriteria jenis temuan audit (major, minor, kritikal, observasi).
7. Membuat kesimpulan hasil audit.
8. Menyampaikan hasil audit dalam closing meeting.
---
Tambahan Tugas Lead Auditor
1. Membuat keputusan akhir hasil audit.
2. Menyiapkan rencana audit.
3. Menetapkan peran dalam tim audit.
4. Memberikan pengarahan kepada tim.
5. Meninjau dokumen terkait audit.
6. Mewakili tim saat opening dan closing meeting.
7. Melaporkan ketidaksesuaian kritis.
8. Melaporkan hambatan utama dalam proses audit.
9. Memeriksa laporan audit dari tim dan menyusun laporan akhir.
---
Penjelasan Tambahan
1. Menyusun Jadwal Audit
Jadwal audit disusun sebelum kunjungan ke lokasi perusahaan dan disampaikan kepada perwakilan perusahaan melalui email. Pada saat opening meeting, jadwal dikonfirmasi kembali apakah sudah sesuai atau terdapat perubahan urutan kunjungan ke departemen/area tertentu.
2. Menentukan Area Sampling
Bertujuan agar seluruh area tetap tercakup meskipun menggunakan metode sampling.
3. Menentukan Jumlah Auditor
Disesuaikan dengan luas area audit agar pelaksanaan berjalan efektif, tepat waktu, dan efisien.
4. Menentukan Jumlah Hari Audit
Jika lokasi berjauhan, jumlah hari audit dapat ditambah. Penambahan auditor juga dapat dipertimbangkan.
5. Rapat Koordinasi Tim
Bertujuan membagi tugas sesuai keahlian serta merangkum hasil temuan berdasarkan klausul/elemen audit dengan format yang telah ditentukan.
6. Menentukan Kriteria Temuan
Untuk menyamakan persepsi mengenai tingkat ketidaksesuaian terhadap standar serta menentukan batas waktu tindakan perbaikan oleh auditee.
7. Menyusun Kesimpulan Audit
Kesimpulan dibuat dalam bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Sebelum menyampaikan temuan, sebaiknya diawali dengan penyampaian hal-hal positif yang telah dilakukan oleh departemen/perusahaan yang diaudit.
8. Menyampaikan Hasil Audit (Closing Meeting)
Selain laporan hasil audit, Lead Auditor juga dapat menyampaikan rencana audit berikutnya agar auditee dapat mempersiapkan data dan implementasi sistem (misalnya ISO) yang akan diaudit.
---
Baca juga:
Komentar
Posting Komentar