Bagaimana Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001-2015?

Tahapan Menuju Sertifikasi ISO 9001:2015 dan Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan?

Banyak perusahaan yang ingin menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015,  dan sering muncul pertanyaan: apa saja yang perlu disiapkan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan hingga mendapatkan sertifikat ISO?

Topik ini pernah dibahas dalam diskusi QualityClub melalui WhatsApp Group dan Telegram. Dalam diskusi tersebut juga dibagikan contoh timeline implementasi ISO 9001:2015 dalam format Excel.

Berikut ini rangkuman diskusi QualityClub pada Kamis, 15 Juni 2021 mengenai tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015.
---
Pertanyaan dari Anggota QualityClub

Salah satu anggota mengajukan pertanyaan berikut:
Berapa lama waktu yang dibutuhkan mulai dari tahap awal persiapan hingga mendapatkan sertifikat ISO 9001? Apakah bisa 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan, atau bahkan lebih dari itu?

Pertanyaan ini menarik karena pada kenyataannya lama proses sertifikasi ISO tidak sama di setiap perusahaan.
---
Tahapan Umum Menuju Sertifikasi ISO 9001:2015

Secara umum, proses menuju sertifikasi ISO 9001 dapat dibagi menjadi beberapa tahap utama:

1. Pre-Implementation

Tahap awal berupa persiapan dan analisis kondisi perusahaan saat ini. Kegiatan yang dilakukan antara lain:

• Analisis proses bisnis perusahaan
• Identifikasi kesenjangan (gap analysis) terhadap persyaratan ISO
• Pembentukan tim implementasi ISO

2. Penyusunan Dokumentasi

Pada tahap ini perusahaan mulai menyusun dokumen Sistem Manajemen Mutu, seperti:

• Manual Mutu
• Prosedur
• Instruksi Kerja
• Formulir atau Check Sheet

Dokumen tersebut disusun sesuai dengan kebutuhan proses bisnis perusahaan.

3. Implementasi dan Pelatihan
Setelah dokumen selesai disusun, tahap berikutnya adalah menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Kegiatan yang biasanya dilakukan pada tahap ini antara lain:

• Pelatihan Quality Awareness untuk manajemen dan staf
• Pelatihan persyaratan ISO 9001
• Pelatihan Internal Auditor
• Sosialisasi prosedur dan SOP
• Penerapan sistem manajemen mutu dalam operasional perusahaan

4. Audit dan Proses Sertifikasi
Setelah sistem berjalan, perusahaan perlu melakukan:

1. Audit Internal untuk mengevaluasi penerapan sistem.
2. Management Review untuk meninjau efektivitas sistem manajemen mutu.
3. Audit Eksternal oleh lembaga sertifikasi.

Jika semua persyaratan telah terpenuhi, perusahaan akan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015.
---
Faktor yang Mempengaruhi Lama Proses Sertifikasi
Berdasarkan pengalaman para praktisi dalam diskusi QualityClub, ada beberapa faktor yang mempengaruhi cepat atau lambatnya proses sertifikasi ISO, antara lain:

• Ukuran perusahaan
• Komitmen Top Management
• Ketersediaan SDM yang kompeten
• Pengalaman Management Representative (MR)
• Konsultan ISO yang berpengalaman (jika menggunakan konsultan)
• Ketersediaan anggaran
• Program pelatihan dan kesiapan organisasi

Semakin tinggi komitmen manajemen dan kesiapan organisasi, biasanya proses implementasi dapat berjalan lebih cepat.
---
Berapa Lama Proses Sertifikasi ISO 9001?
Berdasarkan pengalaman beberapa anggota QualityClub, waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh sertifikat ISO 9001 umumnya berkisar antara 6 hingga 8 bulan.

Contoh tahapan yang pernah dilakukan salah satu perusahaan:

1. Assessment proses bisnis di setiap departemen
2. Penyusunan prosedur sesuai kebutuhan departemen
3. Penyusunan dokumen wajib ISO 9001
4. Implementasi prosedur minimal selama 3 bulan
5. Pelaksanaan audit internal dan audit eksternal

Audit internal dilakukan sebagai persiapan sebelum menghadapi audit sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
---
Contoh Timeline Implementasi 6 Bulan

Beberapa praktisi juga membagikan contoh timeline implementasi ISO sebagai berikut:

Tahap Persiapan (±3 bulan)

• Pembentukan tim ISO
• Sosialisasi program ISO
• Pelatihan ISO
• Analisis kondisi perusahaan
• Penyusunan SOP dan dokumen mutu

Tahap Implementasi (±3 bulan)

• Penerapan SOP dalam kegiatan operasional
• Pengumpulan bukti implementasi
• Monitoring dan evaluasi
• Pelaksanaan internal audit
• Pelaksanaan management review

Setelah sistem berjalan minimal 3 bulan, perusahaan biasanya sudah siap menjalani audit eksternal.
---
Contoh Pengalaman Implementasi IMS
Salah satu anggota juga berbagi pengalaman implementasi Integrated Management System (IMS) yang mencakup:

• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 45001

Proses implementasi dilakukan selama sekitar 6 bulan, dengan timeline berikut:

• Juni 2020 – Persiapan manual mutu dan SOP
• Juli – Agustus 2020 – Awareness training dan pelatihan internal auditor
• September 2020 – Internal audit di beberapa lokasi kantor dan pabrik
• September – Oktober 2020 – Management review dan tindak lanjut temuan audit
• November 2020 – Persiapan dan pelaksanaan audit eksternal

---
Kesimpulan
Waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2015 sangat bergantung pada kesiapan masing-masing perusahaan. Namun secara umum, proses implementasi hingga sertifikasi biasanya memerlukan waktu sekitar 6 hingga 8 bulan.

Kunci keberhasilan implementasi ISO terletak pada:

• Komitmen manajemen
• Kesiapan SDM
• Penerapan sistem secara konsisten
• Pelaksanaan audit internal dan management review sebelum audit sertifikasi.

Dengan persiapan yang baik, proses sertifikasi ISO dapat berjalan lebih lancar dan memberikan manfaat nyata bagi peningkatan kualitas manajemen perusahaan.
---
Baca juga

• Apakah email sebagai bukti dapat diterima standar ISO 9001?