Apakah email sebagai bukti dapat diterima standar ISO 9001?
Dear all,
Saya minta sharing dari rekan - rekan,
pada mulanya untuk sebuah permintaan pembelian barang dilakukan dengan mengisi form minta barang baru diberikan kepada pihak Pembelian.
Seiring dengan maraknya penggunaan komputer dan internet, maka form tersebut dihilangkan cukup dengan email dengan subject : Permintaan Beli Barang .......
Sehingga ketika ketika dilakukan audit kami hanya menunjukkan emailnya tersebut sebagai evidence/ record -nya.
apakah hal ini lazim berlaku? Mohon sharingnya dari rekan - rekan semua.
---
Menurut saya boleh, asal konsep alur proses pembeliannya terpenuhi:
Requisition - Checking/Verification - Approval - Execution - Monitoring.
Kalo bisa paperless, knp tidak?
---
kalau menurut sy diperbolehkan asalakan telah dilakukan revisi SOP terkait itu sehingga tidak menyalahi SOP dan evidence dapat diterima Pak,
mohon koreksi jika tidak tepat🙏
---
Semua sah2 saja jika ketentuan tersebut tertuang dalam prosedur. Tetapi klo diprosedurnya masih mencantumkan form sebagai evidence nya bisa jadi ini jadi temuan walaupun iso 9001:2015 menyatakan informasi terdokumentasi. Sy di prosedur pembelian juga mencantumkan mekanisme penggunaan email sebagian record. Selama ini sih aman2 aj. Jika di prosedurnya belum relate dokumennya maka mesti disesuaikan dulu
---
Sebenernya udah memenuhi syarat sebagai documented information pak. Tinggal melakukan pengarsipan data email aja untuk keperluan mudah telusur
---
Setuju pak, krena sekarng dokumen jg menyesuaikan dengan perkembangan komputer jdi lebih simple, yg penting terdokumentasi dgn baik
---
Menurut saya diperbolehkan pak Zul, karena email sudah authorized sehingga tidak perlu mengisi form,
dan kemarin audit kamipun untuk proses PR hanya menunjukan email sebagai recordnya, dan tidak masalah bagi auditor.
---
Menurut sy tidak masalah, hanya yg perlu diperhatikan terkait traceability. Mungkin bisa diatur penamaan subject email agar lebih memudahkan untuk tracing saat audit atau jika ada problem dikemudian hari.
---
Sudah lazim Pak, malah cenderung di byk tempat (termasuk kantor sy) evidence digital yg dipakai utk hal terkait dokumen.
Selain mencegah penularan covid dari media kertas yg berpindah² juga mendukung program kelestarian hutan yg mjd sumber baku paper.
Tks🙏🏻
Komentar
Posting Komentar