Apakah email sebagai bukti dapat diterima standar ISO 9001?

Penggunaan Email sebagai Bukti Permintaan Pembelian dalam ISO 9001

Studi Kasus

Pada awalnya, proses permintaan pembelian barang dalam suatu organisasi dilakukan menerbitkan formulir (form) permintaan barang yang diisi oleh pemohon dan diserahkan kepada bagian pembelian.

Seiring dengan perkembangan teknologi, proses tersebut berubah menjadi berbasis email. Permintaan pembelian kini cukup disampaikan melalui email dengan subjek tertentu, misalnya: “Permintaan Pembelian Barang …”.

Dalam pelaksanaan audit, organisasi kemudian menggunakan email tersebut sebagai bukti (evidence) atau rekaman (record).

Hal yang menjadi pertanyaan adalah:
Apakah penggunaan email sebagai pengganti formulir fisik dapat diterima dalam sistem manajemen mutu ISO 9001?

Analisis

ISO 9001:2015 tidak mensyaratkan bentuk spesifik dari dokumentasi, melainkan menekankan pada konsep documented information. Oleh karena itu, penggunaan media digital seperti email pada prinsipnya diperbolehkan.

Namun, terdapat beberapa hal penting yang harus dipastikan:

1. Kesesuaian dengan Prosedur (SOP)
Mekanisme penggunaan email harus telah diatur dalam prosedur terdokumentasi. Jika sebelumnya menggunakan formulir, SOP perlu direvisi agar mencerminkan praktik yang berjalan saat ini.

2. Pemenuhan Alur Proses
Proses pembelian tetap harus memenuhi tahapan yang dipersyaratkan, seperti adanya proses-proses:

• Permintaan (requisition)
• Verifikasi
• Persetujuan (approval)
• Pelaksanaan (execution)
• Pemantauan (monitoring)

3. Ketersediaan dan Pengendalian Rekaman
Email harus dikelola sebagai documented information, termasuk:

• pengarsipan yang baik,
• kemudahan penelusuran (traceability),
• perlindungan dari kehilangan atau perubahan data.

4. Kejelasan dan Konsistensi Informasi
Penamaan subjek email dan isi pesan sebaiknya distandarkan untuk memudahkan identifikasi dan audit.

Kesimpulan

Penggunaan email sebagai bukti permintaan pembelian merupakan praktik yang lazim dan dapat diterima ISO 9001:2015, selama memenuhi prinsip documented information.

Organisasi perlu memastikan bahwa praktik tersebut:

• telah diakomodasi dalam prosedur,
• memenuhi alur proses yang ditetapkan, dan
• memiliki sistem pengendalian dokumen yang memadai.

Dengan pengelolaan yang baik, penggunaan email bahkan dapat meningkatkan efisiensi serta mendukung transformasi menuju sistem yang lebih digital dan paperless.
---
Join QualityClub
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui WhatsApp Group. Buat kamu yang ingin menjadi anggota QualityClub silakan mengisi formulir pendaftaran grup.

Baca juga:
Bagaimana Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001-2015?