Cara integrasi sistem manajemen lebih dari satu standar ISO

Saat ini banyak perusahaan mengadopsi lebih dari satu standar ISO. Namun, pada praktiknya masih banyak yang belum memahami cara mengintegrasikan sistem manajemen tersebut. Menerapkan satu standar saja sudah menantang, apalagi lebih dari satu.

Berikut adalah diskusi QualityClub tentang integrasi sistem manajemen:

Pertanyaan
Assalamu’alaikum,

Mohon pencerahan, apakah di perusahaan Ibu/Bapak ada yang mengimplementasikan lebih dari satu sistem manajemen?

Pertanyaan:
Bagaimana sistem penulisan dokumen mutu, serta pelaksanaan Audit dan Tinjauan Manajemennya?

Jawaban 1
Wa’alaikumussalam.
Izin berbagi. Di tempat saya menerapkan lebih dari satu sistem manajemen. Kami menyebutnya Integrated Management System (IMS) atau Sistem Manajemen Terpadu.

Untuk beberapa persyaratan yang dapat digabung, seperti pengendalian informasi terdokumentasi, audit internal, dan tinjauan manajemen, kami satukan dalam satu prosedur. Pelaksanaannya juga dilakukan secara terpadu, dengan tetap memenuhi persyaratan masing-masing standar.

Masih banyak hal lain yang dapat digabung, seperti kompetensi, pelatihan, komunikasi, dan tindakan perbaikan.

Jawaban 2
Wa’alaikumussalam warahmatullahi wabarakatuh.
Sangat memungkinkan untuk disatukan, terutama karena standar ISO versi terbaru telah menggunakan High Level Structure (HLS), sehingga klausul/elemennya serupa. Perbedaannya terletak pada isu atau fokus pembahasan masing-masing standar.

Di tempat kami, sebelumnya dilakukan cross reference terhadap elemen/klausul standar yang diadopsi sehingga terlihat irisan antarstandar tersebut. Dengan demikian, SOP, IK, formulir, dan bukti dapat dibuat lebih efisien, termasuk pelaksanaan audit dan management review.

Di perusahaan grup kami, standar yang diadopsi antara lain ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISM Code, SMK3 PP No. 50 Tahun 2012, dan SMK PM No. 85 Tahun 2018.

Dalam pelaksanaan Audit Internal (AI), baik undangan, jadwal, maupun program audit mencantumkan standar yang menjadi ruang lingkupnya. Pada checklist audit internal, setiap pertanyaan merujuk pada nomor klausul/elemen masing-masing standar.

Tinjauan manajemen juga dapat disatukan dengan menyebutkan ruang lingkupnya. Namun, pembahasannya menjadi cukup banyak karena harus menyesuaikan agenda wajib dari masing-masing standar.

Jawaban 3
Wa’alaikumussalam,

Dengan kondisi standar ISO saat ini, di mana seluruh standar sistem manajemen berbasis ISO mengikuti High Level Structure (HLS), maka sistem manajemen ISO menjadi lebih universal. Struktur inti, teks utama, serta terminologi dan definisinya seragam, sehingga lebih mudah diintegrasikan.

Untuk penulisan dokumen mutu, pelaksanaan audit, dan tinjauan manajemen dapat dilakukan secara bersamaan karena klausulnya sudah terintegrasi dalam HLS. Perbedaannya hanya pada interpretasi sesuai dengan karakteristik masing-masing standar.

Demikian pendapat saya, mohon tambahan dan pencerahan dari rekan-rekan lainnya.
 

Jawaban 4 

• Awalnya dilakukan pemetaan persyaratan setiap standar.
• Jika terdapat aktivitas/dokumen yang dapat diintegrasikan, aktivitas atau dokumen tersebut diintegrasikan. Jika ada aktivitas yang disyaratkan secara khusus, dibuatkan dokumen tersendiri. Sebaiknya setiap dokumen memiliki kode dan ruang lingkup untuk membedakan dokumen umum dan khusus.
• Audit internal dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dapat digabung jika area penerapannya sama. Namun, pada bukti pelaksanaan atau notulen tetap dicantumkan aspek-aspek yang menjadi persyaratan khusus masing-masing standar.
• Untuk audit integrasi, kualifikasi auditor dapat distandarkan guna menghemat sumber daya.

Jawaban 5

1. Perusahaan tempat kami bekerja menerapkan SMKP dan SJH. Untuk manual, kami pisahkan agar lebih mudah dalam melakukan revisi.
2. SOP, WI, dan checklist kami integrasikan sehingga dapat mengakomodasi keduanya.
3. Checklist internal audit kami pisahkan karena SJH dilaksanakan dua kali dalam setahun.
4. Tinjauan manajemen kami integrasikan dalam satu waktu dan satu laporan karena manajemennya masih sama.

Jawaban 6
Wa’alaikumussalam,

• Contoh SOP terintegrasi ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001 dapat diunduh melalui blog (file No. 126: SOP Integrasi Audit Internal ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001).
• Pelaksanaan audit dilakukan dengan mengajukan pertanyaan yang mencakup satu atau lebih persyaratan standar ISO sekaligus kepada auditee.
• Pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan dengan memasukkan seluruh agenda yang dipersyaratkan oleh satu atau lebih standar ISO.

Baca juga
Bagaimana Cara Tepat Review Prosedur Kerja?