Review Prosedur, Perlukah?

Di bawah ini rangkuman diskusi QualityClub tentang review prosedur:

---

Selamat pagi. Ini ada pertanyaan dari anggota QualityClub tentang prosedur: Apakah prosedur perlu dikaji ulang (review)  secara berkala, setidaknya satu kali dalam satu tahun?

---
Selamat pagi, Review terhadap prosedure dan IK, dilakukan saat Audit internal, setahun 2x. Menurut saya sdh mewakili.
---
Selamat pagi
Internal audit adalah moment yg tepat untuk mereview sistem yg ada, terkait implementasi, keefektifan dan  updating nya.
---
Pagi juga Pak Zul, menurut saya selama tidak ada perubahan proses maka prosedur tidak perlu di review kembali. Namun sah sah saja kalau mau review tiap tahun, untuk meng cover adanya perubahan proses yg tidak dilaporkan.
---
Ikut nimbrung..tidak salah kalau setiap tahun di lakukuan riview prosedur, mengingat kemajuan teknologi, perubahan kebijakan internal dan Pemerintah.
---
Selamat pagi juga Pak Zul. Sebaiknya memang seperti itu. Setiap prosedur harus dilakukan review secara periodik, meskipun  ternyata tidak ada perubahan. Prosedur ini juga secara rutin disampaikan ke karyawan terkait agar mereka selalu ingat dan  refresh, bisa melalui briefing atau weekly meeting.
---
Kalau di tempat kami selalu terjadwal sesuai dengan kapan di publish dan kapan waktunya reassesment
---
Saya pernah melakukan diskusi bersama tim auditor badan sertifikasi, bahwa prosedur wajib di review min pertahun pada saat RTM, yang gunanya untuk memastikan ke efektifan prosedur termasuk kebijakan dan sasaran perusahaan. Tapi review bukan berarti revisi. Demikian pak.
---
Yang perlu di review adalah ke efektivitas dari penerapan sistem manajemen yang me refer ke standar dan prosedur yang  ada.

Jika ada perubahan penerapan di sesuaikan dengan prosedur, apakah pelaksanaan yg di koreksi atau prosedur yg dirubah.

Review penerapan sistem manajemen dilakukan sekali dalam satu tahun. Tp review prosedur itu tergantung yg td pak, jadi  lebih bersifat insidentil.

Intinya prosedur akan dirubah jika ada :
1. Perubahan proses.
2. Tidak efektif lagi
a. Adanya upgrade std.
b. Proses sudah tidak ada
--
Di tempat sy ... diriview dlm kaji ulang dokumen ... tdk hanya Prosedur, prosedur, IK dan Form jg kita review ... agar  doksismut selalu update dg kondisi terkini
---
Kalau di tempat kami ada jadwal untuk pelaksanaan review dokumen berdasarkan tgl efektif atau review terakhir dokumen  yang sudah mencapai satu tahun dan tim kaji ulang maxsimal terdiri dari 3 anggota terdiri dari MR atau perwakilan dari  unit kerja yang bersangkutan
---
Perlu pak, untuk memastikan poin-poin tahapan prosesnya tidak ada yg terlewat, apalagi jika terjadi perubahan proses maka  prosedurnya harus dikaji ulang
---
Sangat perlu, minimal 1 tahun sekali direview dan revisi kalo ada, krn menyesuaikan dengan perkembangan bisnis proses perusahaan yang bisa berubah, bertambah, dll.
---
Cukup menarik untuk hal ini.. selanjutnya bagaimana evidence bahwa prosedur telah di Review?
---
Evidence bisa banyak cara :
1. Buat tabel/list daftar review, atau
2. Bisa diberi sign pada prosedur yang dimaksud sudah  direview tanggal...
---
Kalo saya buat "lembar pengesahan/review" jadi SOP nya diedarkan kepada yang berkepentingan. kemudian stlh dibaca/direview  oleh yg berkepentingan, berikan tanda tangan dan tanggal pada lembar pengesahan.
---
Meeting dgn dept terkait terschedule. Dokumen support
1. Attendance list.
2. Master list.
3. Prosedur owner (WI,form ,record)
4. M.O.M ( bisa berupa tabel) yg menerangkan masing2 prosedur masih effective atau tidak effective
- Yg tidak effective di non aktifkan..
-Yg efective jalan terus
-Yg perlu revisi tinggal revisi
Barangkali ini bisa jadi masukan
--

Diskusi selesai.