Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Dalam standar ISO 9001 terdapat istilah informasi terdokumentasi . Istilah ini menunjukkan bahwa media dokumen dapat berbentuk berbagai macam. ISO 9001 menjelaskan bahwa dokumen tidak hanya berupa kertas, tetapi juga dapat berupa softcopy, foto, video , atau bahkan formulir yang diakses melalui aplikasi . Semua media tersebut disebut informasi terdokumentasi , yaitu informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib didokumentasikan, terlepas dari media yang digunakan. Berikut adalah tanya jawab di QualityClub terkait informasi terdokumentasi. Pertanyaan: Mohon izin bertanya, jika sebuah formulir sudah dialihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa Excel) bisa dihapus dari daftar dokumen aktif? Tanggapan 1: Saya setuju bahwa dokumen Excel dapat dihapus dari daftar dokumen aktif dan diganti dengan nama formulir dalam format aplikasi. Tanggapan 2: Izin menjawab. Di tempat saya, database dokumennya masih tetap ada (tidak dihapus), berisi ID dokumen, tanggal pengesahan, ver...