Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Rekan-rekan Mutu,
Apakah penunjukan Management Representative (MR) cukup dengan mencantumkan MR dalam struktur organisasi perusahaan, atau harus disertai surat penunjukan, atau keduanya?
Mohon pencerahannya!
Jawaban 1
Mohon izin berbagi pengalaman di tempat saya bekerja, Pak Zul. Selain terdapat surat penunjukan dari top management, posisi MR juga ditetapkan dalam struktur organisasi yang ditandatangani oleh top management. Mohon masukan dari para senior lainnya.
Jawaban 2
Selamat pagi. Mohon izin berbagi. Di tempat kami, MR tidak dicantumkan dalam gambar struktur organisasi, melainkan hanya melalui surat penunjukan kepada salah satu manager.
Jawaban 3
Mohon izin berbagi. Di tempat saya, untuk MR diterbitkan Surat Keputusan (SK) yang ditandatangani oleh President Director.
Jawaban 4
Izin berbagi, Pak Zul.
Di tempat kami, MR ditampilkan dalam struktur organisasi dan ditunjuk melalui SK Direktur.
Setiap jabatan atau level dalam struktur organisasi memiliki job description, termasuk MR.
Jawaban 5
Menurut saya, MR adalah personel perusahaan/organisasi yang sama pentingnya dengan karyawan lainnya sebagai salah satu sumber daya perusahaan.
Dengan demikian, perlakuannya juga harus sama, yaitu:
- Memiliki surat penunjukan atau Surat Keputusan (SK) atau dokumen sejenis.
- Tercantum dalam struktur organisasi agar kedudukannya jelas terkait dengan bagian lain.
- Memiliki job description yang tertulis dan jelas.
- Memenuhi persyaratan kompetensi yang telah ditetapkan.
Jawaban 6
Catatan: Management Representative atau Wakil Manajemen adalah seseorang yang ditunjuk sebagai koordinator sistem manajemen perusahaan.
Contoh:
- Surat Penunjukan MR ISO 9001:2015
- Tugas dan Wewenang Management Representative (Job Description)
Jawaban 7
Kesimpulan. Penunjukkan atau pengangkatan seorang Management representative sebaiknya dicantumkan dalam struktur organisasi perusahaan dan diterbitkan surat pengangkatan resmi dari manajemen.
Catatan: Management Representative atau wakil manajemen adalah seorang yang ditunjuk sebagai koordinator sistem manajemen perusahaan.
Berikut adalah contoh surat penunjukkan Management Representative dan job description MR
Contoh 1: Surat penunjukkan MR ISO 9001:2015
Contoh 2: Tugas dan Wewenang Management representative (Job Desc)
---
Baca juga:
Komentar
Posting Komentar