Pengelolaan Informasi Terdokumentasi dalam ISO 9001: Digabung atau Dipisah?

Rangkuman diskusi QualityClub, 17 April 2026

Seorang anggota Quality Club mengajukan pertanyaan terkait pengelolaan informasi terdokumentasi sesuai ISO 9001, yaitu:

Apakah prosedur pengendalian dokumen eksternal sebaiknya digabungkan dengan prosedur pengendalian dokumen internal, atau dipisahkan?
Apakah prosedur pengendalian rekaman sebaiknya digabungkan dengan prosedur pengendalian dokumen, atau dibuat terpisah?

Ringkasan Diskusi

Secara umum, mayoritas responden sepakat bahwa keputusan terkait penggabungan atau pemisahan prosedur sepenuhnya bergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan masing-masing.

Beberapa pandangan yang muncul antara lain:

Pendekatan Terintegrasi (Digabungkan)

Beberapa anggota QualityClub memilih untuk menggabungkan pengendalian dokumen internal dan eksternal, serta pengendalian rekaman, ke dalam satu prosedur yang disebut pengendalian informasi terdokumentasi.
Pendekatan ini dinilai lebih sederhana dan efisien, terutama karena seluruhnya tercakup dalam ISO 9001, klausul 7.5. Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Pendekatan Terpisah

Sebagian anggota QualityClub lainnya memisahkan prosedur, dengan alasan bahwa:

Dokumen eksternal dapat memiliki karakteristik yang berbeda (misalnya teknis dan non-teknis), sehingga memerlukan metode pengendalian yang berbeda.
Pengendalian rekaman cenderung lebih bersifat teknis dan spesifik, sehingga lebih efektif jika diatur dalam prosedur tersendiri.

Pendekatan Fleksibel

Ada juga pandangan bahwa kedua pendekatan dapat diterapkan, selama disesuaikan dengan kompleksitas proses dan kebutuhan organisasi.
Jika perlakuan terhadap dokumen dan rekaman relatif sama, penggabungan prosedur dapat membuat sistem lebih ringkas dan memudahkan proses audit.

Kesimpulan

Tidak ada ketentuan baku dalam ISO 9001 yang mewajibkan apakah prosedur harus digabungkan atau dipisahkan. Oleh karena itu, organisasi disarankan untuk menentukan pendekatan yang paling efektif dan efisien, dengan mempertimbangkan kompleksitas proses, kebutuhan operasional, serta kemudahan implementasi dan audit.

Comments

Contoh Instruksi Kerja lengkap dengan Flowchart dan Panduan Lain

Dalam dokumen ISO, terdapat jenis dokumen yang dikenal sebagai Instruksi Kerja (IK) , dan dokumen ini memiliki fungsi yang sangat penting. Instruksi Kerja memberikan panduan kerja secara rinci dan sistematis. Contoh Instruksi Kerja antara lain IK pengoperasian mesin, IK proses pengeluaran uang kas, serta IK untuk berbagai kegiatan teknis lainnya. Contoh Instruksi Kerja yang dikirim oleh anggota QualityClub dapat kamu unduh. Dokumen tersebut memuat flowchart dalam format Excel. Silakan unduh Instruksi Kerja (IK) dalam format PDF yang tersedia. Link Instruksi kerja atau IK (pdf) Baca juga: Siapa yang bertanggung jawab membuat prosedur?

Formulir Evaluasi Auditor Internal ISO 9001

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan karenanya perlu ditingkatkan. Salah satu cara untuk meningkatkan proses audit internal di perusahaan dengan melakukan evaluasi auditor internal. Tujuannya agar auditor internal bisa dinilai kompetensinya sebagai auditor sehingga bisa ditingkatkan bila hasil penilaian dinyatakan kurang atau tidak memadai. Metode evaluasi atau penilaian auditor internal tidak ditentukan oleh standar manajemen mutu ISO 9001. Tata cara evaluasi auditor ditentukan internal perusahaan. Pada umumnya evaluasi auditor internal dilakukan dengan mengisi form evaluasi. Berbagai form evaluasi bisa dibuat, salah satunya form evaluasi berikut ini yakni dokumen yang di- share seorang anggota QualityClub dan bisa Anda gunakan. Evaluasi auditor internal dilaksanakan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. Silahkan gunakan formulir evaluasi auditor internal di atas. Baca juga: Kualif...

Apakah Management Representative (MR) sebaiknya merangkap jabatan atau berdiri sendiri?

Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021: Pertanyaan Dear rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)? Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri? Jawaban 1 Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain. Jawaban 2 Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut: Jika dirangkap: Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi. Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat. Jika terpisah: MR dapat lebih fokus menjalanka...

QualityClub

Search This Blog