Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Tulisan ini dibagikan oleh salah satu anggota Quality Club yang telah menghadapi proses sertifikasi ISO 9001:2015. Berikut pertanyaan auditor yang ia catat:
PERTANYAAN AUDITOR EKSTERNAL ISO 9001:2015
Umum
(Ditanyakan kepada setiap divisi/bagian)
-
Struktur organisasi
-
Sasaran mutu dan review pencapaiannya. Jika ada yang tidak tercapai, harus ada tindakan perbaikan/perubahan dan didokumentasikan.
-
Isu yang ada di divisi/bagian, baik internal maupun eksternal
-
Risk assessment/register beserta penjelasan mitigasinya
-
Apakah ada perubahan dan/atau penurunan nilai risiko dibandingkan tahun lalu?
Top Management
-
Kebijakan mutu dan target perusahaan
-
Change management
Divisi Sales
-
Metode pencarian sales dan prosesnya (misalnya: melalui tender, permintaan dari customer, atau repeat order)
-
Pipeline sales dibandingkan dengan sasaran mutu
Divisi HC (HRD)
-
Proses di HC, mulai dari rekrutmen, pengembangan karyawan, hingga proses karyawan resign
-
Permintaan untuk menunjukkan bukti proses sejak awal hingga karyawan resign. Untuk proses rekrutmen dilakukan sampling (level staf, manajer, dll., jika ada). Harus disiapkan bukti dokumentasi sejak awal, termasuk dokumen requisition dari user.
-
Turnover tahun lalu dan turnover sampai dengan Q2 tahun ini
-
Training: training plan, sampling pelaksanaan training (daftar hadir, materi, evaluasi). Evaluasi mencakup kuesioner dan tindak lanjut atas hasil analisis kuesioner.
Divisi Customer Care
-
Laporan hasil survei
-
Sampling hasil survei dari customer
Divisi Development & Implementasi
-
Sampling proses development dan implementasi, serta pengecekan bukti dokumentasinya
Divisi Internal Audit
-
Rekap temuan audit sampai dengan Q3 dan update status temuan
Baca juga:
Komentar
Posting Komentar