Pertanyaan tentang laporan kecelakaan kerja

Tanya Jawab QualityClub via WA Group, Senin, 19 April 2021
---
Pertanyaan:
Mohon izin meminta pendapat Bapak dan tim di Grup Quality.

Apabila terjadi insiden (kecelakaan kerja), namun tidak ada benda yang rusak dan tidak ada orang yang terdampak, serta insiden tersebut tidak dilaporkan, apa yang seharusnya dilakukan perusahaan jika terdapat bukti tetapi tidak ada saksi?

Catatan:
Bukti berupa foto dari kondisi yang dianggap sebagai insiden, misalnya mobil angkutan diparkir pada hari Minggu saat libur dan tidak ada karyawan yang masuk. Ketika dilakukan patroli, security melihat pintu box mobil dalam keadaan terbuka. Setelah diperiksa, tidak ada kerusakan maupun kehilangan. Security hanya mengambil foto sebagai dokumentasi.

Berdasarkan hal tersebut, pertanyaannya adalah:

1. Apakah salah jika security hanya melaporkan secara internal antar sesama security tanpa meneruskan ke manajemen?
2. Jika manajemen mengetahui kejadian tersebut dan menganggap security membiarkan tanpa membuat laporan resmi, apakah tepat perusahaan memberikan sanksi?
3. Jenis pelaporan apa yang sesuai untuk kondisi tersebut?

Tanggapan 1
Jawaban adalah sebagai berikut: 

1. Tergantung pada kebijakan pelaporan kejadian atau SOP Pelaporan Insiden. Jika dalam SOP disebutkan bahwa semua kejadian harus dilaporkan ke manajemen, maka security dapat dianggap melakukan kesalahan. Praktik terbaik umumnya mewajibkan seluruh kejadian dilaporkan.
2. Kembali pada poin pertama. Jika dalam SOP atau peraturan perusahaan terdapat sanksi atas kelalaian pelaporan, maka sanksi dapat diberlakukan.
3. Menurut saya, kejadian tersebut lebih tepat dikategorikan sebagai laporan kejadian keamanan (security) atau kondisi tidak aman (unsafe condition) jika merujuk pada aspek keselamatan.

Tanggapan 2
Di tempat kami, kejadian seperti ini disikapi dengan mekanisme berikut:

Security dapat menerbitkan CPAR (Corrective/Preventive Action Request) kepada penanggung jawab pintu box mobil yang membiarkan pintu dalam keadaan terbuka.

Permasalahan tetap harus dicatat dan ditindaklanjuti agar tidak terulang. Minimal, CPAR yang diterbitkan akan sampai kepada penanggung jawab penerapan sistem (misalnya Wakil Manajemen atau sebutan lain yang berlaku).

Tanggapan 3
Jawaban adalah sebagai berikut: 

1. Menurut saya, hal tersebut masih dapat dimaklumi, mengingat insiden tidak menimbulkan kerugian dan tidak memerlukan tindak lanjut lintas departemen seperti pada kecelakaan kerja atau kerusakan alat.
2. Pertanyaannya, apakah insiden tersebut telah diselesaikan saat manajemen mengetahuinya? Jika belum, maka pemberian teguran dapat dianggap wajar. Namun, jika insiden dapat diselesaikan secara internal oleh security tanpa melibatkan manajemen, maka perlu dilihat kembali kebijakan perusahaan.
3. Tergantung pada tujuan pelaporan. Jika hasil investigasi menunjukkan adanya dugaan kelalaian dari departemen lain, maka perlu dibuat laporan dokumentasi insiden. Namun, insiden tetap harus segera ditindaklanjuti saat ditemukan. Laporan juga dapat bersifat imbauan untuk meningkatkan awareness pengendara agar lebih memperhatikan kendaraannya.

Tanggapan 4
Insiden tidak harus menimbulkan korban luka, cedera, atau kerusakan harta benda. Terhentinya proses produksi juga termasuk dampak insiden (loss).

1. Buat prosedur pelaporan insiden dan sosialisasikan kepada seluruh pekerja, departemen, serta kontraktor/mitra kerja.
2. Mungkin security belum memahami proses pelaporan insiden.
3. Laporan seperti ini dapat dikategorikan sebagai Incident Report.

Selain itu, dapat juga dibuat laporan Kondisi Tidak Aman, Tindakan Tidak Aman, atau Near Miss.

Laporan sebaiknya dibuat oleh pihak yang menemukan kejadian dan dilaporkan kepada perusahaan, lebih baik lagi jika dilakukan secara online, misalnya menggunakan Google Form.

Tanggapan 5
Di tempat kami terdapat formulir berita acara milik security. Setiap kejadian abnormal yang ditemukan selama patroli dicatat dalam berita acara dan dilampirkan bukti (biasanya foto), kemudian diketahui oleh Chief Security hingga minimal SPV GA.

Tanggapan 6
Berdasarkan penjelasan di atas, maka jawabannya adalah:

1. Salah.
2. Sangat salah.
3. Laporan Near Miss.

Tanggapan 7
Jawaban adalah sebagai berikut:

1. Salah. Jika dalam SOP disebutkan pintu harus ditutup, maka kondisi tersebut termasuk abnormal condition.
2. Hukuman dapat diberikan dalam bentuk teguran.
3. Dicatat sebagai abnormal condition dan dilaporkan kepada GA.

---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran
---
Baca juga:

• ISO 9001: Contoh Informasi terdokumentasi