Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Dalam penerapan sistem manajemen seperti ISO 9001, dokumen perlu dikaji ulang secara berkala untuk memastikan isinya masih sesuai dengan kondisi dan proses kerja yang berlaku.
Namun sering muncul pertanyaan: Jika setelah dikaji ulang ternyata isi dokumen tidak berubah, apakah tanggal terbit dan nomor revisinya harus ikut berubah?
Dalam praktiknya, ada dua pendekatan yang umum digunakan.
Pendekatan pertama, tanggal terbit dokumen diperbarui dan nomor revisi dinaikkan, misalnya dari Revisi 0 menjadi Revisi 1.
Jika cara ini digunakan, pada riwayat revisi dokumen biasanya dicantumkan keterangan bahwa tidak terdapat perubahan pada isi dokumen.
Pendekatan kedua, tanggal terbit dan nomor revisi tetap sama karena isi dokumen memang tidak mengalami perubahan.
Bukti bahwa dokumen telah dikaji ulang biasanya dicatat dalam risalah rapat, notulen meeting, atau berita acara review dokumen yang mencantumkan tanggal pelaksanaan review.
Kedua cara tersebut pada dasarnya dapat diterapkan, selama organisasi dapat menunjukkan bukti bahwa dokumen telah dikaji ulang.
---
Diskusi di QualityClub
Topik ini pernah dibahas dalam diskusi QualityClub pada Senin, 24 Mei 2021.
Seorang anggota menceritakan pengalamannya saat verifikasi dokumen oleh pelanggan. Prosedur perusahaan yang diterbitkan pada tahun 2015 dianggap sudah terlalu lama, sehingga pelanggan menyarankan agar tahun dokumen diperbarui jika prosedur tersebut masih relevan.
Pertanyaan yang muncul kemudian adalah:
Jika prosedur masih relevan dan tidak ada perubahan isi, apakah nomor revisinya tetap Rev. 00?
Dalam diskusi tersebut muncul beberapa pandangan.
Ada yang berpendapat bahwa review dokumen tidak selalu berarti revisi. Review dilakukan untuk memastikan dokumen masih relevan dengan proses kerja yang berjalan. Jika ada perubahan proses atau kebijakan, barulah dilakukan revisi dokumen dan nomor revisinya dinaikkan.
Namun jika tidak ada perubahan, sebagian peserta diskusi berpendapat bahwa nomor revisi dan tanggal dokumen tetap sama, dan bukti review cukup dicatat dalam notulen rapat atau risalah review dokumen.
Pendapat lain menyebutkan bahwa tanggal dokumen dapat diperbarui sebagai tanda bahwa dokumen telah direview, meskipun isi dokumen tidak berubah.
---
Intinya
Jika hasil review menyatakan dokumen masih relevan dan tidak ada perubahan, organisasi dapat memilih salah satu cara berikut:
- memperbarui tanggal dokumen atau nomor revisi, atau
- mempertahankan tanggal dan nomor revisi, dengan bukti review dicatat dalam risalah rapat atau notulen review dokumen.
---
Pak Zul, ijin bertanya.
BalasHapusjika dokumen pindah nomor dokumen, revisi kembali ke 00 atau tetap lanjut ke revisi berikutnya
misalnya Dokumen A awalnya QA.01 Rev 01
kemudian pindah ke HRD.03, maka revisinya Rev 00 atau lanjut menjadi Rev 02 Pak?
Terima Kasih
Nomor revisi dokumen tetap Rev.00.
Hapus