Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Topik audit internal merupakan salah satu topik yang sering dibahas di grup QualityClub, karena kegiatan audit memiliki peran penting dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Berikut adalah rangkuman tanya jawab mengenai kegiatan audit internal ISO 9001 yang dihimpun dari diskusi di QualityClub.
Pertanyaan
Selamat pagi Bapak dan Ibu, mohon pencerahan. Dokumen apa saja yang diperlukan dalam kegiatan audit internal?
Jawaban 1
Dokumen yang biasanya disiapkan untuk auditor internal antara lain:
- Surat penunjukan auditor internal
- Notifikasi atau pemberitahuan audit
- Jadwal audit
- Checklist atau daftar pertanyaan audit
- Formulir laporan ketidaksesuaian atau tindakan perbaikan
- Formulir resume audit
- Jadwal Audit Internal (dibuat maksimal bulan Desember untuk satu tahun ke depan).
- Memastikan seluruh master dokumen siap (baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy).
- Program Audit Internal, yang berisi evaluasi audit sebelumnya sebagai acuan audit berikutnya, termasuk ruang lingkup dan durasi audit.
- Informasi Audit Internal (penunjukan auditor dan auditee), disiapkan minimal satu bulan sebelumnya agar semua pihak dapat mengatur waktu.
- Daftar Pertanyaan Audit untuk menilai kesesuaian dan ketidaksesuaian.
- Formulir Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) untuk temuan minor.
- Closing meeting audit yang menjabarkan seluruh hasil audit, baik temuan minor, mayor, maupun rekomendasi perbaikan.
- Log Status Audit, yang berisi rangkuman PTK beserta hasil verifikasinya.
- Evaluasi Audit Internal, sebagai tindak lanjut dari Program Audit, diisi maksimal tiga bulan setelah audit dilaksanakan.
Dalam audit internal, dokumen yang disiapkan juga dapat berupa:
- Sasaran mutu per departemen
- SOP
- Peraturan perundang-undangan dan peraturan pemerintah terkait
- Bukti pekerjaan yang menunjukkan kesesuaian dengan prosedur
Jawaban 4
- Form Checklist Audit Internal
- Form Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP)
- Form Observasi
Jawaban 5 (Proses Management Representative/MR)
Dokumen yang diperlukan antara lain:
- Manual
- Master list dokumen internal dan eksternal
- Hasil audit internal dan audit eksternal (jika ada)
- Sasaran dan target masing-masing bagian
- Penilaian risiko; identifikasi aspek dan dampak lingkungan; HIRAC
- Daftar serta hasil evaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan sesuai ruang lingkup organisasi
Jawaban 6
- SOP, Instruksi Kerja (IK), dan Formulir
- Evidence atau rekaman hasil kegiatan
- Dokumen pendukung seperti kebijakan, Surat Keputusan (SK), laporan tim P2K3 (untuk ISO 45001), dan dokumen kebijakan manajemen lainnya
---
Mari bergabung dengan komunitas ISO Indonesia di grup QualityClub
Baca juga
Komentar
Posting Komentar