Dari mana sumber isu internal dan eksternal ISO 9001?

Standar internasional manajemen mutu ISO 9001 memuat persyaratan mengenai isu internal dan eksternal. Apa yang dimaksud dengan isu internal dan eksternal?

Isu internal dan eksternal adalah permasalahan yang perlu diidentifikasi dan dikelola dengan baik oleh perusahaan. Isu internal merupakan permasalahan yang berasal dari dalam perusahaan, sedangkan isu eksternal adalah permasalahan yang berasal dari luar perusahaan.

QualityClub membahas isu internal dan eksternal tersebut. Berikut ini adalah hasil diskusi QualityClub.
---
Selamat pagi sahabat QualityClub.
Mohon bantuan teman-teman QualityClub untuk menanggapi pertanyaan berikut, yang terkait dengan isu internal dan eksternal dalam ISO 9001.
---
Salam sukses, Pak. Izin bertanya. Untuk isu internal dan eksternal, siapakah yang bertugas mengisinya? Dari mana sumber isu tersebut diperoleh? Apakah cukup melalui wawancara lisan kemudian dirangkum?
---
Selamat pagi Pak Zul.
Mohon izin berbagi pendapat.

Di perusahaan kami, proses ini dilakukan secara berjenjang dan melibatkan banyak pihak, baik secara top-down maupun bottom-up.

Pada tahap awal, masing-masing departemen dikoordinasikan oleh manajernya untuk melakukan diskusi. Hasil diskusi tersebut kemudian dirangkum menjadi isu pada tingkat departemen. Selanjutnya, isu-isu tersebut dibahas dalam rapat pleno bersama Management Representative (MR), di mana seluruh isu yang relevan dari berbagai pihak dikumpulkan dan disimpulkan menjadi isu internal dan eksternal organisasi secara keseluruhan.

Dasar pemikiran tim kami tetap mengacu pada analisis TOWS, berdasarkan pengalaman sebelumnya, kondisi saat ini, serta harapan di masa depan.

• T dan O : Faktor eksternal
• W dan S : Faktor internal

Demikian sekadar berbagi pengalaman.
---
Isu internal dapat diperoleh dari hasil asesmen terhadap proses bisnis, adanya rekayasa ulang (re-engineering) proses atau organisasi, serta dari berbagai sumber lainnya.

Termasuk juga temuan major yang sebelumnya tidak pernah muncul dalam audit eksternal. Hal tersebut dapat dijadikan bahan kajian sebagai isu internal.
---
Dalam praktiknya, dari mana kita memperoleh isu internal dan eksternal?

Sebagai contoh, apakah isu tersebut dapat diperoleh dari hasil pertemuan dengan pelanggan, peninjauan dokumen internal, pertemuan dengan vendor, pembaruan peraturan perundangan, atau hasil riset pasar?
---
Sumber isu dapat berasal dari:

A. Internal (Strengths dan Weaknesses)

1. Evaluasi kinerja atau kondisi organisasi/departemen
2. Hasil temuan audit internal sebelumnya (NC), jika ada
3. Usulan perbaikan
4. Sumber lainnya

B. Eksternal (Opportunities dan Threats)

1. Pembaruan kebijakan pemerintah atau regulator terkait
2. Riset atau intelijen pasar perusahaan
3. Masukan dari pelanggan
4. Sumber lainnya

---
Di perusahaan kami, isu yang diambil adalah hal-hal yang memengaruhi bisnis perusahaan.

Untuk isu eksternal, dapat menggunakan alat analisis PESTLE. Sumbernya antara lain berasal dari umpan balik pelanggan atau pemangku kepentingan, pembaruan isu terkini (kebijakan regulator, pemerintah, berita, kurs, inflasi), serta hasil riset.

Untuk isu internal, sumbernya berasal dari kejadian di dalam perusahaan yang berkaitan dengan nilai perusahaan, budaya organisasi, pengetahuan organisasi, serta kinerja perusahaan.
---
Isu eksternal merupakan permasalahan yang berada di luar perusahaan. Kewajiban untuk mengidentifikasi isu eksternal menunjukkan bahwa keberlangsungan perusahaan juga dipengaruhi oleh kondisi di luar organisasi.

Dengan kata lain, keberhasilan perusahaan tidak hanya bergantung pada faktor internal, tetapi juga pada faktor eksternal.

---

Video QualityClub: Konteks organisasi ISO 9001:2015