Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021:
Pertanyaan
Dear rekan-rekan mutu,
Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)?
Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri?
Jawaban 1
Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain.
Jawaban 2
Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut:
Jika dirangkap:
Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi.
Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat.
Jika terpisah:
MR dapat lebih fokus menjalankan tugasnya. Namun, jika perusahaan hanya memiliki satu sistem manajemen, aktivitas harian MR bisa menjadi kurang optimal.
Jawaban 3
Menurut saya, jabatan MR yang dirangkap cenderung kurang efektif karena tugas MR cukup banyak, terlebih jika dirangkap oleh salah satu Top Management. Di perusahaan kami, jabatan MR tidak ada secara khusus. Tanggung jawab ISO langsung berada di bawah masing-masing Top Pimpinan.
Pimpinan dibantu oleh ISO Center yang memiliki ISO Coordinator di setiap divisi. Ketua ISO Center tidak disebut sebagai MR karena perannya adalah mengoordinasikan seluruh kegiatan, pekerjaan, dan dokumen yang berkaitan dengan ISO dari seluruh divisi. Dengan demikian, tanggung jawab ISO tetap berada langsung di bawah masing-masing Top Pimpinan.
Jawaban 4
Jabatan yang dirangkap tentu lebih efisien karena jumlah SDM lebih sedikit.
Untuk organisasi yang relatif besar, sebaiknya fungsi MR bersifat independen.
Untuk organisasi yang sederhana atau relatif kecil, jabatan MR dapat dirangkap.
Dalam beberapa perusahaan yang pernah saya alami, sebagian besar jabatan MR dirangkap oleh QA Manager. Namun, ada juga yang dipegang oleh HR Manager, bahkan Account Manager. Pada dasarnya, hal tersebut memungkinkan, tergantung kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Jawaban 5
Selamat siang, Pak Zul.
Sebaiknya MR difokuskan dan tidak dirangkap. Banyak hal yang dapat dikerjakan MR sebagai perpanjangan tangan Top Management, sehingga tidak ada istilah “menganggur”.
Selain menjalankan tugas terkait sistem, MR juga dapat membantu Top Management dalam memikirkan pengembangan dan kemajuan perusahaan, sehingga tidak hanya terpaku pada aktivitas harian MR.
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran
Baca juga:
posisi MR di Struktur Organisasi dimana jadinya ya.., setelah Top Manajemen dan dibuatkan garis putus2 atau jadi satu dengan jabatan yang dirangkap, misalnya HR Manager,,nanti distruktur ada document control, dibawahnya HR Manager, mohon pencerahannya
BalasHapusTak ada ketentuan baku posisi MR dalam struktur organisasi perusahaan. Disarankan posisi MR dibuat satu jabatan misalnya dirangkap manager QC atau manager HRD atau jabatan yang tepat lainnya.
Hapus