Audit Dokumen ISO - Apa itu dan berapa kali dalam satu tahun

 

Audit Dokumen dalam ISO – Sharing QualityClub (17 Mei 2021)

Audit merupakan kegiatan wajib dalam standar ISO. Di lapangan, istilahnya sering berbeda-beda, seperti:

• audit dokumen
• audit kecukupan
• compliance audit
• atau cukup disebut audit

Berikut rangkuman diskusi rekan-rekan QualityClub terkait audit dokumen:
---
Pertanyaan:
Apakah rekan-rekan pernah melakukan audit khusus dokumen?
Mohon sharing pengalaman dan praktiknya.
---
Jawaban & Sharing:
1. Pengertian Audit Dokumen
Audit dokumen dilakukan untuk melihat keefektifan dokumen di lapangan, yaitu membandingkan:

• dokumen master (manual, prosedur, daftar induk dokumen)
• dengan implementasi aktual

---
2. Frekuensi Audit Dokumen

• Dokumen proses manufaktur: 1 bulan sekali (bersamaan dengan QC Patrol)
• Seluruh dokumen: **6 bulan sekali** (bersamaan dengan internal audit)

---
3. Audit Kecukupan (Adequacy Audit)
Audit ini bertujuan untuk menilai apakah dokumen/sistem yang ada sudah:

• memenuhi persyaratan klausul standar (misalnya ISO)
• lengkap dan relevan dengan kebutuhan proses

---
4. Contoh Pendekatan Audit Dokumen
Beberapa hal yang biasa diperiksa:

• Struktur organisasi dan kesesuaian dengan job description
• Matrix skill dan riwayat pelatihan (sampling)
• KPI divisi dan tindak lanjut jika target tidak tercapai
• Activity plan dan bukti pelaksanaannya
• Program improvement (QCC/CI) di tiap divisi

Terkait pengendalian dokumen:

• Standar penyimpanan dokumen (internal & eksternal)
• Jadwal dan pelaksanaan pemusnahan dokumen
• Bukti kontrol dokumen berjalan dengan baik

Tips:
Fokus pada critical point agar audit lebih efektif dan tidak terlalu lama.
---
5. Compliance Audit
Beberapa perusahaan menyebutnya Compliance Audit, dengan tujuan:

• mereview kesesuaian dokumen dengan implementasi
• mengidentifikasi ketidaksesuaian sejak dini
• mengurangi duplikasi atau tumpang tindih dokumen

Untuk departemen yang krusial (misalnya terkait biaya/pembelian):

• dilakukan pengecekan kelengkapan dokumen mandatory
• hasil audit menjadi rekomendasi ke manajemen

---
6. Audit Konten Dokumen (contoh ISO 17025)
Audit dilakukan dengan cara:

• mengecek setiap poin dalam dokumen
• memverifikasi kesesuaian dengan implementasi dan bukti di lapangan

Output audit:

• daftar poin yang perlu ditindaklanjuti
• rekomendasi revisi dokumen atau perbaikan proses kerja

---
Kesimpulan:
Audit dokumen bukan hanya memeriksa kelengkapan, tetapi memastikan bahwa:

• dokumen sesuai dengan standar
• implementasi sesuai dengan dokumen
• dan ada perbaikan berkelanjutan

---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui WhatsApp Group.

Buat kamu yang ingin bergabung menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran grup.