Penerapan standar manajemen internasional ISO membutuhkan berbagai dokumen. Mengapa demikian? Dokumen diperlukan agar perusahaan dapat diaudit. Seperti yang kita ketahui, audit merupakan hal wajib dalam implementasi ISO.
Berikut ini adalah rangkuman diskusi QualityClub pada Selasa, 1 Juni 2021, dengan topik “Dokumen Eksternal”.
---
Pertanyaan:
Apakah dokumen eksternal perlu diberikan stempel atau cap “Controlled Document/Dokumen Terkendali”? Mohon tanggapan.
---
Tanggapan 1:
Tidak perlu, karena dokumen tersebut bukan berada dalam kendali kita. Pihak eksternal dapat menerbitkan revisi baru tanpa harus memberitahukan kepada kita.
Dokumen terkendali bukan hanya terkait revisi terkini, tetapi juga mencakup pengendalian distribusi dan mekanisme penarikan (withdrawal) apabila dokumen sudah kedaluwarsa.
---
Tanggapan 2:
Stempel yang digunakan adalah “Uncontrolled Copy” atau “Uncontrolled Document”. Dokumen tersebut tidak perlu diawasi atau ditarik kembali apabila tidak lagi digunakan atau terjadi perubahan pada dokumen tersebut. Biasanya, dokumen ini diberikan kepada pihak luar yang membutuhkan.
Sebagai contoh, pada gambar (drawing) rotary shoe/burning shoe standar perusahaan, terdapat penambahan pin pada bagian OD. Hal ini menjadikan barang tersebut sebagai special tool, sesuai kebutuhan pelanggan agar bit cone atau alat yang tersangkut di dalam sumur pengeboran dapat diangkat.
---
Tanggapan 3:
Perlu diperjelas terlebih dahulu jenis dokumen eksternal yang dimaksud:
a. Dokumen yang berasal dari pihak eksternal, atau
b. Dokumen internal yang didistribusikan kepada pihak eksternal.
Jika yang dimaksud adalah a, dokumen tidak perlu diberi stempel, tetapi harus dimasukkan ke dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal. Jika yang dimaksud adalah b, dokumen dapat diberi stempel “Uncontrolled Copy” dan tidak perlu dilakukan penarikan kembali.
---
Tanggapan 4:
Jika dokumen eksternal tersebut berkaitan langsung dengan bisnis dan dijadikan sebagai acuan, maka sebagai bentuk pengendalian, setiap revisi harus dapat dengan mudah diidentifikasi dan dapat dibubuhkan stempel.
Contohnya: peraturan perundang-undangan dan dokumen mutu pelanggan.
Diskusi Lanjutan:
Jika dokumen eksternal diberi stempel, apa tulisan yang tepat?
Beberapa pilihan yang diusulkan:
“DOKUMEN EKSTERNAL”
“TERKENDALI”
Namun, apabila dokumen diberi stempel “Dokumen Terkendali”, maka dokumen tersebut harus benar-benar dikendalikan. Pertanyaannya, bagaimana cara mengendalikan dokumen eksternal, sementara dokumen tersebut berasal dari luar dan tidak sepenuhnya berada dalam kendali kita?
Salah satu contoh adalah manual mutu pelanggan. Ketika terdapat revisi, biasanya pelanggan akan mengirimkan versi terbaru dan meminta pengembalian dokumen lama.
Hal ini menimbulkan pertanyaan lanjutan:
Apakah manual mutu pelanggan yang diberikan kepada kita termasuk “Controlled Document” bagi pelanggan tersebut? Jika ya, maka pelanggan akan menarik kembali dokumen tersebut ketika ada revisi. Jika tidak, mengapa kita menjadikannya sebagai “Controlled Document”?
Selain itu, perlu diingat bahwa dokumen tidak hanya berbentuk kertas, tetapi juga dapat berupa dokumen elektronik, seperti program perangkat lunak komputer dan sebagainya. Oleh karena itu, diperlukan mekanisme pengendalian yang jelas untuk masing-masing bentuk dokumen.
Praktik di Lapangan:
Di beberapa perusahaan, semua dokumen eksternal yang diterima diberi stempel “Received” dan “Master”. Jika perlu didistribusikan, barulah diberi stempel “Controlled” atau “Uncontrolled”, sesuai dengan permintaan yang telah disetujui.
Contoh dokumen eksternal yang diterima antara lain: CoA material, MSDS, standar referensi, dan peraturan perundang-undangan.
---
Baca juga
Apakah ada standar pak terkait masa simpan dari dokumen eskrernal tsb?
ReplyDeleteBoleh saja dokumen eksternal ditentukan masa simpan, misalnya masa simpan dokumen eksternal 1 bulan dari masa dokumen eksternal tidak berlaku.
Delete