Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara proses untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya. Demikian bunyi persyaratan ISO 45001:2018 pada Klausul 9.1.2 tentang Evaluasi Kepatuhan. Lalu, bagaimana cara melakukan evaluasi kepatuhan terhadap peraturan tersebut?
Berikut adalah rangkuman diskusi QualityClub:
Salah satu landasan penerapan ISO 45001 dan ISO 14001 adalah kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang K3 maupun lingkungan. Untuk memastikan seluruh peraturan yang berlaku telah dipenuhi, perlu dilakukan evaluasi secara berkala.
Bagaimana cara melakukan evaluasi tersebut?
Tanggapan 1
Saya biasanya melakukan evaluasi pada setiap peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan memanfaatkan fitur pencarian (search), kemudian mengetik kata “wajib”. Dari hasil pencarian tersebut akan terlihat kewajiban-kewajiban pada setiap pasal, misalnya terkait penghasil limbah, pengelola limbah, atau transporter limbah.
Dari sana kita dapat menilai tingkat kepatuhan terhadap peraturan (regulation compliance) yang sudah dipenuhi. Jika terdapat kewajiban yang belum terpenuhi, dapat segera dilakukan perbaikan. Apabila membutuhkan waktu, hal tersebut dapat dimasukkan ke dalam OTP (Objective Target Program) atau Program Manajemen perusahaan.
Tanggapan 2
Biasanya perusahaan diminta membuat formulir identifikasi peraturan perundang-undangan. Identifikasi dimulai dari tingkat Undang-Undang (UU), Peraturan Presiden (Perpres), Keputusan Presiden (Kepres), hingga Peraturan Daerah (Perda). Jangan lupa untuk memastikan apakah peraturan tersebut masih berlaku, telah diubah, atau telah dicabut dan digantikan dengan peraturan yang baru.
Setelah mengetahui peraturan yang masih berlaku, dapat digunakan fitur pencarian kata “wajib” seperti yang telah disampaikan sebelumnya. Selanjutnya, kewajiban tersebut didaftarkan dan dievaluasi apakah sudah diterapkan di perusahaan atau belum.
Untuk mengetahui perkembangan dan pembaruan peraturan, perusahaan juga dapat membangun relasi atau bergabung dalam grup rekan sesama HSE agar dapat saling berbagi informasi mengenai peraturan terbaru.
Tanggapan 3
Sebelum tahap evaluasi, sekretariat perlu melakukan pemetaan peraturan perundang-undangan, termasuk pasal-pasal yang relevan dan departemen terkait.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi peraturan perundang-undangan.
2. Mendistribusikan kewajiban (mandatory requirements) kepada masing-masing area atau departemen.
3. Melakukan evaluasi dengan cara:
a) Mengadakan rapat bersama masing-masing fungsi untuk memverifikasi dokumen pemenuhan sesuai daftar yang telah didistribusikan oleh sekretariat
b) Melakukan pengecekan aktual pemenuhan di lapangan (genba).
4. Sekretariat memperbarui daftar peraturan perundang-undangan.
5. Proses selesai.
Tanggapan 4
Masukan saya sebagai berikut:
- Buat daftar pemenuhan peraturan perundang-undangan hingga detail pasal per pasal.
- Tambahkan kolom evaluasi pemenuhan, misalnya: Sertifikasi Kompetensi, Perizinan Alat/Mesin/Fasilitas, dan sebagainya.
- Cantumkan kolom periode perpanjangan (bulanan, semesteran, tahunan, dan lain-lain).
- Cantumkan masa berlaku perizinan.
- Buat kolom peringatan (warning alert) sebelum masa berlaku habis, misalnya 2–3 bulan sebelumnya dengan menggunakan rumus Excel yang sederhana.
Format daftar pemenuhan peraturan sebaiknya dibuat dalam bentuk Excel yang mudah digunakan. Jika memungkinkan, akan lebih baik dikembangkan dalam sistem daring (online) sehingga dapat terhubung ke ponsel untuk memberikan notifikasi peringatan.
Baca juga:
Join QualityClub
Komentar
Posting Komentar