Rangkuman Diskusi QualityClub
Salah satu anggota QualityClub menceritakan pengalamannya. Perusahaannya sudah menerapkan ISO selama kurang lebih 6 tahun dan sekarang memasuki tahun ke-7, atau akan menghadapi resertifikasi yang kedua.
Namun, meskipun sudah cukup lama menerapkan ISO, masih banyak masalah yang terjadi. Mulai dari complaint customer sampai keterlambatan maintenance yang akhirnya juga menyebabkan complaint dari customer.
Sebagai Management representative (MR), ia juga sering mendapat sindiran dari Top Management bahwa penerapan ISO di perusahaan hanya sekadar formalitas.
Pertanyaannya kemudian dilempar ke teman-teman di QualityClub:
Apakah ada yang pernah mengalami kondisi seperti ini? Bagaimana cara mengatasinya?
ISO Jangan Menjadi One Man Show
Salah satu tanggapan dalam diskusi menyebutkan bahwa kondisi seperti ini cukup banyak terjadi di perusahaan yang sudah menerapkan ISO, bahkan yang sudah bertahun-tahun.
Salah satu penyebabnya adalah penerapan ISO masih one man show.
ISO seolah-olah menjadi tanggung jawab MR atau Tim ISO saja. Ketika ada dokumen yang belum dibuat, MR yang mengejar. Ketika ada masalah, MR yang ditanya. Ketika audit datang, MR dan Tim ISO yang sibuk mempersiapkan semuanya.
Sementara itu, bagian lain merasa bahwa ISO bukan tanggung jawab mereka.
Padahal sebenarnya ISO adalah sistem perusahaan, bukan sistemnya MR atau Tim ISO.
ISO Sering Dianggap Menambah Pekerjaan
Memang tidak bisa dipungkiri, di banyak tempat masih ada anggapan bahwa ISO hanya menambah pekerjaan.
Apalagi kalau yang dilakukan oleh PIC ISO hanya mengingatkan:
- “Ini belum sesuai ISO.”
- “Form-nya belum diisi.”
- “Prosedurnya belum dijalankan.”
Kalau pendekatannya seperti itu terus, wajar kalau orang akhirnya merasa ISO hanya menambah pekerjaan. Karena itu, menjadi PIC ISO memang harus tebal muka. Tetapi bukan berarti kita hanya terus-menerus meminta divisi lain mengikuti persyaratan ISO.
Bantu Menyelesaikan Masalah
Menurut saya, pendekatan yang lebih baik adalah membantu divisi lain menyelesaikan masalah mereka. Misalnya ada complaint customer karena keterlambatan pengiriman. Jangan langsung mengatakan: “Ini tidak sesuai ISO.” Tetapi bantu dulu mencari tahu: Kenapa bisa terlambat?
Setelah ditemukan penyebabnya, kita bantu mencari solusi agar masalah tersebut tidak terulang.
Baru kemudian kita jelaskan:
“Nah, supaya kejadian seperti ini tidak berulang, sebenarnya di ISO ada pendekatan seperti ini. Kita bisa atur prosesnya seperti ini.”
Dengan cara seperti itu, orang akan melihat bahwa ISO bukan sekadar aturan tambahan. ISO justru bisa membantu mereka menyelesaikan masalah.
ISO Bukan Sekadar Sertifikat
Pada akhirnya, keberhasilan ISO bukan hanya dilihat dari apakah sertifikat masih berlaku atau tidak. Yang lebih penting adalah apakah penerapan ISO benar-benar membantu perusahaan.
- Apakah complaint customer berkurang?
- Apakah masalah yang sama tidak terus berulang?
- Apakah maintenance dilakukan tepat waktu?
- Apakah setiap bagian memahami tanggung jawabnya?
- Kalau belum, berarti masih ada yang perlu diperbaiki.
Jadi, setelah 6 atau 7 tahun menerapkan ISO, mungkin kita perlu bertanya kepada diri sendiri:
“Apakah kita benar-benar menerapkan ISO, atau hanya menjalankan ISO karena ada audit dan sertifikat?”
Menurut saya, di situlah tantangan sebenarnya dalam penerapan ISO.
ISO bukan sekadar untuk mendapatkan sertifikat, tetapi untuk membantu perusahaan bekerja lebih baik.
===
Join QualityClub
QualityClub adalah komunitas WhatsApp yang dikelola oleh Sintegral Consulting sebagai forum bagi para praktisi, tim ISO, internal auditor, document control, dan pemerhati sistem manajemen untuk berbagi pengalaman, berdiskusi, belajar, serta mencari solusi terkait penerapan berbagai standar ISO.
Untuk menjadi anggota QualityClub, isi formulir pendaftaran
Comments
Post a Comment