Perlukah Membedakan SOP ISO dan SOP Non-ISO? Ini Praktik yang Diterapkan di Berbagai Perusahaan

Di banyak perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001, sering muncul pertanyaan mengenai pengelolaan dokumen Standard Operating Procedure (SOP). Salah satu pertanyaan yang cukup sering dibahas adalah: Apakah SOP perlu dipisahkan menjadi SOP ISO dan SOP Non-ISO?

Pertanyaan ini umumnya muncul ketika ada fungsi atau departemen yang tidak termasuk dalam ruang lingkup (scope) sertifikasi ISO, seperti Finance, Legal, atau fungsi pendukung lainnya.

Lalu, bagaimana praktik yang diterapkan di berbagai perusahaan?

SOP Non-ISO Umumnya Berasal dari Departemen yang Di Luar Scope ISO

Di beberapa perusahaan, departemen Finance memang tidak dimasukkan dalam ruang lingkup sertifikasi ISO 9001. Akibatnya, SOP yang mengatur proses Finance sering disebut sebagai SOP Non-ISO.

Meskipun demikian, sebagian besar perusahaan tetap menggunakan format dokumen yang sama dengan SOP lainnya. Dokumen tersebut tetap diregistrasi oleh Document Control Center (DCC) atau fungsi pengendali dokumen sehingga identitas, penomoran, dan penyimpanannya tetap terkontrol.

Biasanya SOP di luar scope ISO tidak diaudit dalam audit sertifikasi ISO.

Ada Perusahaan yang Tetap Mengendalikan SOP Finance Layaknya SOP ISO

Sebagian perusahaan memilih pendekatan yang lebih terintegrasi.

Walaupun Finance berada di luar ruang lingkup sertifikasi, SOP Finance tetap dikelola menggunakan mekanisme pengendalian dokumen yang sama seperti SOP ISO. Mulai dari pembuatan, persetujuan, revisi, distribusi, hingga penyimpanan dokumen dilakukan melalui sistem yang sama.

Perbedaannya hanyalah SOP tersebut tidak menjadi objek audit ISO eksternal.

Pendekatan ini memberikan keuntungan berupa konsistensi pengelolaan dokumen di seluruh organisasi.

Ada Juga yang Memasukkan Finance ke Dalam Lingkup Audit

Beberapa perusahaan bahkan memasukkan proses Finance ke dalam sistem manajemen mutu.

Audit yang dilakukan biasanya tidak menilai aspek keuangan, tetapi lebih berfokus pada workflow atau alur proses, misalnya bagaimana dokumen diproses, siapa yang berwenang melakukan persetujuan, serta bagaimana pengendalian dokumen diterapkan.

Dengan cara ini, seluruh proses bisnis tetap memiliki standar yang terdokumentasi dan terkendali.

Risiko Jika SOP Tidak Dikendalikan

Sebaliknya, ada pula perusahaan yang tidak mengendalikan SOP Finance sama sekali.

Format SOP berbeda-beda, perubahan workflow tidak terdokumentasi dengan baik, dan tidak ada mekanisme review maupun audit.

Akibatnya, perubahan proses sering terjadi tanpa pengendalian yang memadai. Dalam jangka panjang, kondisi ini dapat menimbulkan inkonsistensi pelaksanaan pekerjaan, kesulitan saat pelatihan karyawan baru, hingga meningkatnya risiko kesalahan operasional.

Solusi yang Banyak Direkomendasikan

Salah satu praktik yang banyak diterapkan adalah tetap menggunakan satu sistem pengendalian dokumen, tetapi membedakan klasifikasi dokumennya.

Sebagai contoh, dokumen dapat dibagi menjadi dua kelompok:

• Dokumen Sistem Manajemen, yaitu dokumen yang mengacu pada persyaratan ISO atau standar sistem manajemen lainnya.

• Dokumen Independen, yaitu dokumen yang tidak secara langsung memenuhi persyaratan ISO, tetapi tetap digunakan sebagai acuan operasional perusahaan.

Perbedaan tersebut cukup ditunjukkan melalui sistem penomoran, kode dokumen, atau kategori pada master list dokumen. Dengan demikian, seluruh dokumen tetap mudah dikendalikan tanpa harus membuat sistem yang berbeda.

Kesimpulan

Pada dasarnya, ISO 9001 mengharuskan organisasi mengendalikan informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk efektivitas sistem manajemen mutu. Oleh karena itu, meskipun suatu SOP tidak secara langsung mengatur persyaratan ISO, dokumen tersebut tetap merupakan bagian dari informasi terdokumentasi yang perlu dikelola dengan baik.

Memisahkan SOP menjadi "ISO" dan "Non-ISO" sebenarnya bukanlah keharusan. Yang jauh lebih penting adalah memastikan seluruh SOP memiliki mekanisme pengendalian yang konsisten, mulai dari penyusunan, persetujuan, revisi, distribusi, hingga penyimpanan. Adapun perbedaannya dapat diterapkan pada ruang lingkup audit atau klasifikasi dokumen, bukan pada sistem pengendaliannya.

Dengan pendekatan ini, perusahaan memperoleh tata kelola dokumen yang lebih rapi, konsisten, dan mudah dipelihara, sekaligus tetap memenuhi kebutuhan sistem manajemen maupun operasional bisnis.

Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, forum ISO via WhatsApp Group.
Untuk menjadi anggota QualityClub harap mengisi formulir pendaftaran group