Skip to main content

Format dan Pengendalian Dokumen SOP di Era Digital

Di era digital, perusahaan memiliki semakin banyak pilihan dalam membuat dan menyampaikan SOP, Instruksi Kerja (IK), form, maupun rekaman. Dokumen tidak selalu harus menggunakan template baku atau dibuat dalam format Word. PowerPoint (PPT), flowchart, maupun media digital lainnya juga dapat digunakan.

Yang terpenting adalah pengendalian dokumennya. Meskipun SOP dibuat menggunakan PPT, tetap perlu memiliki identifikasi yang jelas, seperti kode atau nomor dokumen, revisi, tanggal berlaku, pengesahan, serta mekanisme distribusi dan penelusuran.

Lalu, apakah SOP harus dibuat panjang dan detail?

Tidak harus. SOP boleh dibuat ringkas selama tujuan, informasi penting, dan cara pelaksanaan proses dapat dipahami oleh karyawan.

Karena itu, efektivitas SOP sebaiknya tidak dinilai dari tebal, panjang, atau format dokumennya, tetapi dari apakah SOP tersebut:

Format dan Pengendalian Dokumen SOP di Era Digital

  • Mudah dipahami;
  • Dapat diterapkan;
  • Sesuai dengan aktivitas yang dijalankan;
  • Mudah diakses; dan
  • Tetap terkendali serta dapat ditelusuri.

Dengan demikian, penerapan ISO di era digital tidak harus identik dengan dokumen yang panjang dan formal. Yang terpenting bukan bentuk dokumennya, tetapi efektivitas, pemahaman, penerapan, dan pengendaliannya.

===

Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, forum ISO Indonesia via WA Group.

Join QualityClub

 

Labels:

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Apakah Management Representative (MR) sebaiknya merangkap jabatan atau berdiri sendiri?

Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021: Pertanyaan Dear rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)? Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri? Jawaban 1 Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain.   Jawaban 2 Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut: Jika dirangkap: Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi. Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat. Jika terpisah: MR dapat lebih fokus menjalanka...
2 comments
Read more »

Contoh Instruksi Kerja lengkap dengan Flowchart dan Panduan Lain

Dalam dokumen ISO, terdapat jenis dokumen yang dikenal sebagai Instruksi Kerja (IK) , dan dokumen ini memiliki fungsi yang sangat penting. Instruksi Kerja memberikan panduan kerja secara rinci dan sistematis. Contoh Instruksi Kerja antara lain IK pengoperasian mesin, IK proses pengeluaran uang kas, serta IK untuk berbagai kegiatan teknis lainnya. Contoh Instruksi Kerja yang dikirim oleh anggota QualityClub dapat kamu unduh. Dokumen tersebut memuat flowchart dalam format Excel. Silakan unduh Instruksi Kerja (IK) dalam format PDF yang tersedia. Link  Instruksi kerja atau IK (pdf) Baca juga: Siapa yang bertanggung jawab membuat prosedur?
Post a Comment
Read more »

Formulir Evaluasi Auditor Internal ISO 9001

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan karenanya perlu ditingkatkan. Salah satu cara untuk meningkatkan proses audit internal di perusahaan dengan melakukan evaluasi auditor internal. Tujuannya agar auditor internal bisa dinilai kompetensinya sebagai auditor sehingga bisa ditingkatkan bila hasil penilaian dinyatakan kurang atau tidak memadai. Metode evaluasi atau penilaian auditor internal tidak ditentukan oleh standar manajemen mutu ISO 9001. Tata cara evaluasi auditor ditentukan internal perusahaan.  Pada umumnya evaluasi auditor internal dilakukan dengan mengisi form evaluasi. Berbagai form evaluasi bisa dibuat, salah satunya form evaluasi berikut ini yakni dokumen yang di- share  seorang anggota QualityClub dan bisa Anda gunakan. Evaluasi auditor internal dilaksanakan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. Silahkan gunakan formulir evaluasi auditor internal di atas. Baca juga: Kualif...
Post a Comment
Read more »