Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Tanya Jawab QualityClub
Pertanyaan:
Dear rekan-rekan quality,
Apabila temuan audit internal yang bersifat minor belum dapat ditutup (close) karena keterbatasan alat sehingga tindakan perbaikan tidak dapat dilakukan, sebaiknya bagaimana solusinya? Kondisi finansial perusahaan saat ini belum memungkinkan untuk membeli alat tersebut.
Jawaban 1:
Jika penyediaan alat merupakan tindakan perbaikan yang bersifat permanen, maka dapat dilakukan tindakan perbaikan sementara, misalnya dengan perubahan metode kerja atau alternatif lain yang tidak mengurangi kualitas yang diharapkan.
Jika alat tersebut merupakan satu-satunya solusi perbaikan, maka sebaiknya dibuat komitmen dari manajemen bahwa alat tersebut akan dibeli ketika kondisi finansial perusahaan sudah membaik. Misalnya melalui pernyataan tertulis dari direktur serta rencana estimasi waktu pembelian alat tersebut.
Jawaban 2:
Usulan saya, kita dapat menyiapkan rencana kerja yang disetujui oleh manajemen sebagai bukti komitmen bahwa tindakan tersebut akan dilakukan ketika kondisi memungkinkan. Selain itu, siapkan juga risk assessment yang berisi tindakan substitusi atau mitigasi sementara hingga rencana tersebut dapat direalisasikan.
Perlu dilakukan root cause analysis terlebih dahulu. Jika alat tersebut merupakan peralatan utama (main equipment) yang menyebabkan produk gagal apabila tidak tersedia, maka pengadaan alat tersebut memang harus dipenuhi.
Namun, jika peralatan tersebut hanya peralatan pendukung (minor/support equipment) dan masih dapat disubstitusi atau direkayasa melalui solusi engineering, maka penundaan pembelian masih dapat dipertimbangkan.
Pemahaman yang baik terhadap proses sangat diperlukan apabila dibutuhkan justifikasi atas tindakan perbaikan yang mengalami penundaan.
Dokumen risk map dan risk mitigation juga dapat digunakan sebagai dokumen pendukung, karena tetap ada potensi konsekuensi terhadap produk akhir.
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran
Baca juga
Tata cara tinjauan manajemen ISO perlu dituangkan dalam prosedur atau tidak?
Komentar
Posting Komentar