Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Dear QualityClub,
Ada pertanyaan terkait Management Representative (MR). Apakah manajemen perlu membentuk departemen khusus untuk MR? Menurut saya, hal tersebut dapat diserahkan kepada masing-masing perusahaan, sesuai dengan kebijakan dan kemampuan perusahaan.
Berikut hasil diskusi di QualityClub tentang Management representative.
===
Selamat siang Bapak/Ibu,
Mohon bantuannya.
Di tempat Bapak/Ibu, apakah MR termasuk dalam suatu divisi atau bagian tertentu? Ataukah bukan bagian dari divisi tertentu? Sebagaimana kita ketahui, MR bersifat independen.
Mohon sharing pengalamannya.
Terima kasih.
===
Selamat siang Ibu,
Di tempat saya sebelumnya, fungsi MR dirangkap oleh bagian QA. Namun menurut saya, sebaiknya posisi MR memang bersifat independen.
===
Secara struktur teknis, menurut saya sebaiknya MR bersifat independen.
===
Di tempat kami, karena menerapkan beberapa sistem manajemen, MR tidak hanya diwakili oleh satu orang, melainkan oleh beberapa manajer dari core department. Misalnya, untuk MR ISO 45001 diwakili oleh Manager Departemen OHS, sedangkan MR ISO 14001 dan ISO 50001 diwakili oleh Manager Departemen SB, dan seterusnya.
Hal ini dilakukan untuk meningkatkan rasa memiliki terhadap sistem manajemen di masing-masing core department, sehingga tidak hanya bergantung pada satu orang saja.
Biasanya, departemen khusus MR dibentuk pada perusahaan besar yang memiliki banyak cabang di seluruh Indonesia dan seluruh cabang tersebut termasuk dalam ruang lingkup sertifikasi ISO.
Apabila cakupannya tidak terlalu luas, umumnya manajemen hanya mengangkat satu orang MR tanpa membentuk departemen tersendiri. MR tersebut biasanya merangkap jabatan utama, misalnya sebagai QC Manager (sekaligus MR), HRD Manager (sekaligus MR), atau jabatan lainnya.
===
Diskusi selesai.
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi Quality Club melalui WhatsApp Group. Bagi Anda yang ingin menjadi anggota Quality Club, silakan mengisi formulir pendaftaran.
Baca juga:
apabila MR tidak ada departementnya apakah perlu di audit secara internal
BalasHapusManagement Representative (MR) perlu diaudit. Biasanya MR berbarengan dengan audit top manajemen atau direktur.
HapusDalam praktek ISO 9001, audit mengacu pada proses, bukan departemen.
Kegiatan MR antara lain (tidak terbatas), mengkoordinasi jalannya sistem manajemen sistem, melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu kepada direktur, monitoring sasaran mutu, koordinator perbaikan kinjer, dll.
Kegiatan-kegiatan (proses) ini lah yang perlu diaudit untuk menilai seberapa efektif kegiatan-kegiatan tsb dilakukan sesuai panduan yang berlaku di perusahaan.