Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Halo QualityClub,
Ini adalah diskusi menarik tentang dokumen ISO. Pertanyaannya cukup mendasar, yaitu mengenai tingkatan dokumen dalam ISO.
Simak pertanyaan berikut.
Pertanyaan:
Mohon izin bertanya, apa perbedaan Manual, Prosedur/SOP, dan Instruksi Kerja dalam Audit ISO 9001?
Jawaban:
1. Quality Manual (Manual Mutu)
Quality Manual, yang juga disebut sebagai policy manual atau reference manual, merupakan dokumen yang memuat kebijakan terkait manajemen mutu. Selain kebijakan, biasanya Quality Manual juga memuat struktur organisasi, interaksi antarproses, konteks organisasi, serta kebijakan-kebijakan lainnya yang relevan.
2. Prosedur atau SOP (Standard Operating Procedure)
Prosedur atau SOP memuat panduan operasional kerja yang melibatkan beberapa unit kerja atau departemen. Contohnya adalah prosedur pembelian. Prosedur pembelian menguraikan tahapan proses pengadaan barang dan jasa yang melibatkan bagian keuangan (finance), inspeksi, dan gudang.
3. Instruksi Kerja (Work Instruction/WI)
Instruksi Kerja (Working Instruction/WI) merupakan dokumen panduan kerja yang lebih detail atau rinci. Dokumen ini menjelaskan secara spesifik bagaimana suatu pekerjaan dilakukan (how to do).
4. Formulir atau Rekaman (Record)
Formulir atau rekaman merupakan dokumen yang menunjukkan bukti (evidence) pelaksanaan suatu kegiatan. Contohnya adalah notulen rapat atau dokumen yang membuktikan bahwa suatu rapat kerja telah dilaksanakan.
Penjelasan mengenai dokumentasi ISO dapat ditemukan dalam standar ISO/TR 10013:2001 tentang Panduan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu.
Dokumen tersebut dapat diunduh melalui blog QualityClub. Saat ini versi yang tersedia masih revisi lama. Namun, apabila versi terbaru telah tersedia, dokumen akan diperbarui.
Silakan unduh dokumen ISO/TR 10013 melalui tautan berikut: 21) ISO/TR 10013:2001 – Panduan untuk Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran
Teriamakasih, info yang diberikan sangat membantu dalam pengembagan sekolah kami
BalasHapus