Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, maka perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen. Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman (sharing best practice) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan ...
Standar mutu ISO 9001 mensyaratkan agar dokumen dikaji atau direview secara berkala, termasuk prosedur kerja. Prosedur kerja perlu dikaji ulang secara periodik untuk memastikan bahwa isinya masih sesuai dengan kondisi dan proses yang berlaku saat ini.
Lalu, bagaimana cara yang tepat untuk melakukan kajian prosedur perusahaan? Berikut diskusi singkat dari QualityClub.
Pertanyaan:
Bagaimana mekanisme menandai existing document level 2 (prosedur) yang telah direview setiap tahun? Apakah perlu menaikkan nomor revisi, mengubah tanggal efektif, atau ada cara lain?
Jawaban 1:
- Membuat schedule review dokumen (pemetaan dokumen mutu, jadwal review, dan pihak-pihak terkait).
- Mengirim email undangan rapat.
- Membuat daftar hadir (untuk pertemuan offline) atau screenshot rapat virtual (untuk pertemuan online).
- Membuat MoM (Minutes of Meeting) dan meminta tanda tangan pihak terkait (tanda tangan digital atau manual).
- Mengisi FUPPD dan melampirkan MoM apabila hasil review menunjukkan adanya perubahan proses yang memerlukan revisi dokumen.
Seluruh poin tersebut dapat didokumentasikan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dan dijadikan bukti bahwa kaji ulang dokumen berkala telah dilakukan.
Catatan:
FUPPD: Form Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen
MoM: Minutes of Meeting atau notulen rapat
Jawaban 2:
Di beberapa perusahaan disediakan Form Document Review yang digunakan untuk review dokumen baru maupun review berkala. Semua pihak reviewer menandatangani kolom review and agree. Jika terdapat masukan atau perhatian khusus, hal tersebut dapat dituliskan pada kolom comment.
Form ini kemudian dilampirkan pada prosedur yang direview. Sementara itu, pada dokumen prosedur akan dicantumkan catatan pada lembar history, misalnya:
"Annual review – no change."
Jika hasil review tidak menghasilkan perubahan pada prosedur, maka nomor revisi tidak perlu diubah.
---
Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran
Baca juga
izin bertanya untuk yang mereview prosedur kerjanya dari pemilik proses atau dari TIM ISO ya?
BalasHapusProses kerja di-review kesesuaiannya oleh pemilik proses, bukan oleh tim ISO.
Hapus