Skip to main content

Bagaimana Cara Tepat Review Prosedur Kerja?

Tata cara review prosedur kerja menurut ISO 9001

Standar mutu ISO 9001 mensyaratkan agar dokumen dikaji atau direview secara berkala, termasuk prosedur kerja. Prosedur kerja perlu dikaji ulang secara periodik untuk memastikan bahwa isinya masih sesuai dengan kondisi dan proses yang berlaku saat ini.

Lalu, bagaimana cara yang tepat untuk melakukan kajian prosedur perusahaan? Berikut diskusi singkat dari QualityClub.

Pertanyaan:
Bagaimana mekanisme menandai existing document level 2 (prosedur) yang telah direview setiap tahun? Apakah perlu menaikkan nomor revisi, mengubah tanggal efektif, atau ada cara lain?

Jawaban 1:
  1. Membuat schedule review dokumen (pemetaan dokumen mutu, jadwal review, dan pihak-pihak terkait).
  2. Mengirim email undangan rapat.
  3. Membuat daftar hadir (untuk pertemuan offline) atau screenshot rapat virtual (untuk pertemuan online).
  4. Membuat MoM (Minutes of Meeting) dan meminta tanda tangan pihak terkait (tanda tangan digital atau manual).
  5. Mengisi FUPPD dan melampirkan MoM apabila hasil review menunjukkan adanya perubahan proses yang memerlukan revisi dokumen.

Seluruh poin tersebut dapat didokumentasikan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dan dijadikan bukti bahwa kaji ulang dokumen berkala telah dilakukan.

Catatan:
FUPPD: Form Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen
MoM: Minutes of Meeting atau notulen rapat

Jawaban 2:
Di beberapa perusahaan disediakan Form Document Review yang digunakan untuk review dokumen baru maupun review berkala. Semua pihak reviewer menandatangani kolom review and agree. Jika terdapat masukan atau perhatian khusus, hal tersebut dapat dituliskan pada kolom comment.

Form ini kemudian dilampirkan pada prosedur yang direview. Sementara itu, pada dokumen prosedur akan dicantumkan catatan pada lembar history, misalnya:

"Annual review – no change."

Jika hasil review tidak menghasilkan perubahan pada prosedur, maka nomor revisi tidak perlu diubah.
---

Tulisan di atas merupakan rangkuman diskusi QualityClub, yaitu forum ISO yang diselenggarakan melalui grup WhatsApp. Bagi yang ingin menjadi anggota QualityClub, silakan mengisi formulir pendaftaran 


Baca juga

Labels:

Comments

  1. AnonymousJanuary 3, 2024 at 1:37 PM

    izin bertanya untuk yang mereview prosedur kerjanya dari pemilik proses atau dari TIM ISO ya?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Zulkifli NasutionJanuary 3, 2024 at 6:50 PM

      Proses kerja di-review kesesuaiannya oleh pemilik proses, bukan oleh tim ISO.

      Delete

Post a Comment

Popular posts from this blog

Contoh Instruksi Kerja lengkap dengan Flowchart dan Panduan Lain

Dalam dokumen ISO, terdapat jenis dokumen yang dikenal sebagai Instruksi Kerja (IK) , dan dokumen ini memiliki fungsi yang sangat penting. Instruksi Kerja memberikan panduan kerja secara rinci dan sistematis. Contoh Instruksi Kerja antara lain IK pengoperasian mesin, IK proses pengeluaran uang kas, serta IK untuk berbagai kegiatan teknis lainnya. Contoh Instruksi Kerja yang dikirim oleh anggota QualityClub dapat kamu unduh. Dokumen tersebut memuat flowchart dalam format Excel. Silakan unduh Instruksi Kerja (IK) dalam format PDF yang tersedia. Link  Instruksi kerja atau IK (pdf) Baca juga: Siapa yang bertanggung jawab membuat prosedur?
Post a Comment
Read more »

Formulir Evaluasi Auditor Internal ISO 9001

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan karenanya perlu ditingkatkan. Salah satu cara untuk meningkatkan proses audit internal di perusahaan dengan melakukan evaluasi auditor internal. Tujuannya agar auditor internal bisa dinilai kompetensinya sebagai auditor sehingga bisa ditingkatkan bila hasil penilaian dinyatakan kurang atau tidak memadai. Metode evaluasi atau penilaian auditor internal tidak ditentukan oleh standar manajemen mutu ISO 9001. Tata cara evaluasi auditor ditentukan internal perusahaan.  Pada umumnya evaluasi auditor internal dilakukan dengan mengisi form evaluasi. Berbagai form evaluasi bisa dibuat, salah satunya form evaluasi berikut ini yakni dokumen yang di- share  seorang anggota QualityClub dan bisa Anda gunakan. Evaluasi auditor internal dilaksanakan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. Silahkan gunakan formulir evaluasi auditor internal di atas. Baca juga: Kualif...
Post a Comment
Read more »

Apakah Management Representative (MR) sebaiknya merangkap jabatan atau berdiri sendiri?

Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021: Pertanyaan Dear rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)? Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri? Jawaban 1 Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain.   Jawaban 2 Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut: Jika dirangkap: Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi. Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat. Jika terpisah: MR dapat lebih fokus menjalanka...
2 comments
Read more »