QualityClub

Dalam standar ISO 9001 terdapat istilah informasi terdokumentasi . Istilah ini menunjukkan bahwa media dokumen dapat berbentuk berbagai macam. ISO 9001 menjelaskan bahwa dokumen tidak hanya berupa kertas, tetapi juga dapat berupa softcopy, foto, video , atau bahkan formulir yang diakses melalui aplikasi . Semua media tersebut disebut informasi terdokumentasi , yaitu informasi yang perlu dikendalikan dan karenanya wajib didokumentasikan, terlepas dari media yang digunakan. Berikut adalah tanya jawab di QualityClub terkait informasi terdokumentasi. Pertanyaan: Mohon izin bertanya, jika sebuah formulir sudah dialihkan ke aplikasi, apakah formulir sebelumnya (berupa Excel) bisa dihapus dari daftar dokumen aktif? Tanggapan 1: Saya setuju bahwa dokumen Excel dapat dihapus dari daftar dokumen aktif dan diganti dengan nama formulir dalam format aplikasi. Tanggapan 2: Izin menjawab. Di tempat saya, database dokumennya masih tetap ada (tidak dihapus), berisi ID dokumen, tanggal pengesahan, ver...

Dear quality club, Mohon sharingnya untuk penempatan SOP dan IK di ruang kerja, seperti apa modelnya? apakah hanya sekedar di tempel, atau digantung, atau cara lainnya, agar mudah untuk dibaca oleh petugas terkait? --- SOP bisa ditempatkan dalam (bantek) lemari/rak dokumen. IK/ Standar/ Metode kerja bisa ditempatkan pada clear folder ditempel/gantung dekat area kerja/ mesin sehingga mudah diakses oleh petugas. --- Share di tempat kami, yg dipasang di area kerja hanya IK. Agar mudah diakses dan dibaca oleh user, maka di tiap workstation ada papan IK. Untuk SOP disimpan di intranet - doc sharing. Penempelan IK nya juga tdk asal ditempel tapi dgn sedikit rekayasa sehingga tiap lembar WI bisa langsung dibolak balik dan dibaca dari papan tsb. --- Filosofi dasarnya sebenarnya bhw Dok IK atau SOP mudah diakses oleh user. Dan setiap user wajib membaca IK/SOP sebelum memulai pekerjaan ( meskipun para user ) sudah hafal alur pekerjaannya --- Ditempel di area kerja misalnya mesin, dinding atau t...

Cara Menilai Kepuasan Pelanggan Menurut ISO 9001 Kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama setiap perusahaan. Karena itu, standar ISO 9001 mensyaratkan perusahaan untuk memantau persepsi pelanggan terhadap produk dan layanan yang diberikan. Ketentuan ISO 9001 tentang Kepuasan Pelanggan Dalam standar ISO 9001 dijelaskan bahwa: "Organisasi harus memantau persepsi pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhan dan harapan mereka telah terpenuhi. Organisasi juga harus menentukan metode untuk memperoleh, memantau, dan meninjau informasi tersebut" Artinya, perusahaan perlu memiliki cara untuk mengetahui apakah pelanggan merasa puas atau tidak terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Cara Mengukur Kepuasan Pelanggan Ada banyak cara yang dapat digunakan untuk menilai kepuasan pelanggan. Salah satu metode yang paling umum adalah survei kepuasan pelanggan. Survei biasanya dilakukan dengan cara mengirimkan kuesioner kepada pelanggan untuk diisi, kemudian dikembalikan kepada perusahaa...

Penerapan manajemen ISO 9001 mewajibkan pelaksanaan Tinjauan Manajemen secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengkaji seberapa efektif pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan. Seorang anggota QualityClub menceritakan bahwa di tempatnya bekerja terdapat terlalu banyak dokumen sehingga pekerjaan administrasi menjadi semakin berat. Ia berpendapat bahwa tata cara pelaksanaan Tinjauan Manajemen ISO 9001 sebaiknya cukup dituliskan dalam Manual Mutu atau Pedoman Mutu , tanpa perlu dibuat sebagai prosedur terpisah. Menurut saya, tata cara pendokumentasian suatu proses dapat dituangkan dalam prosedur ,  manual mutu , atau pedoman mutu . Hal ini bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Berikut ini adalah rangkuman diskusi QualityClub , Jumat, 18 Juni 2021, tentang Tinjauan Manajemen ISO 9001 . --- Pertanyaan Di tempat saya terdapat sangat banyak prosedur ISO 9001 , salah satunya adalah prosedur Tinjauan Manajemen . Tim ISO di perusahaan kami berencana mengu...

Tahapan Menuju Sertifikasi ISO 9001:2015 dan Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan? Banyak perusahaan yang ingin menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015,  dan sering muncul pertanyaan: apa saja yang perlu disiapkan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan hingga mendapatkan sertifikat ISO? Topik ini pernah dibahas dalam diskusi QualityClub melalui WhatsApp Group dan Telegram. Dalam diskusi tersebut juga dibagikan contoh timeline implementasi ISO 9001:2015 dalam format Excel. Berikut ini rangkuman diskusi QualityClub pada Kamis, 15 Juni 2021 mengenai tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015. --- Pertanyaan dari Anggota QualityClub Salah satu anggota mengajukan pertanyaan berikut: Berapa lama waktu yang dibutuhkan mulai dari tahap awal persiapan hingga mendapatkan sertifikat ISO 9001? Apakah bisa 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan, atau bahkan lebih dari itu? Pertanyaan ini menarik karena pada kenyataannya lama proses sertifikasi ISO tidak sama di setiap perusahaan. --- Tahapan Umum Menuju ...

Sasaran Mutu bagi Management Representative ISO Setiap fungsi dalam perusahaan umumnya memiliki target kerja yang terukur. Fungsi tersebut misalnya pemasaran, pembelian, produksi, quality, engineering, maintenance, dan unit kerja lainnya. Lalu bagaimana dengan Management Representative (MR) ISO? Apakah fungsi ini juga perlu memiliki target kerja atau sasaran mutu? Jika perlu, sasaran mutu seperti apa yang tepat bagi seorang Management Representative? Pertanyaan ini pernah menjadi topik diskusi di QualityClub pada Rabu, 9 Juni 2021 dengan tema “Sasaran Mutu Management Representative ISO.” Berikut rangkuman diskusinya. --- Apakah Management Representative Perlu Memiliki Sasaran Mutu? Salah satu peserta diskusi menyampaikan bahwa di perusahaannya Management Representative tidak memiliki sasaran mutu khusus. “Di perusahaan tempat saya bekerja, sasaran mutu untuk MR tidak ada. Apakah hal ini dapat diterima?” --- Peran MR sebagai Fasilitator Sistem Manajemen Mutu Ada juga pendapat yang menje...

Penerapan standar manajemen internasional ISO membutuhkan berbagai dokumen . Mengapa demikian? Dokumen diperlukan agar perusahaan dapat diaudit. Seperti yang kita ketahui, audit merupakan hal wajib dalam implementasi ISO. Berikut ini adalah rangkuman diskusi QualityClub pada Selasa, 1 Juni 2021, dengan topik “ Dokumen Eksternal ”. --- Pertanyaan: Apakah dokumen eksternal perlu diberikan stempel atau cap “Controlled Document/Dokumen Terkendali”? Mohon tanggapan. --- Tanggapan 1: Tidak perlu, karena dokumen tersebut bukan berada dalam kendali kita. Pihak eksternal dapat menerbitkan revisi baru tanpa harus memberitahukan kepada kita. Dokumen terkendali bukan hanya terkait revisi terkini, tetapi juga mencakup pengendalian distribusi dan mekanisme penarikan (withdrawal) apabila dokumen sudah kedaluwarsa. --- Tanggapan 2: Stempel yang digunakan adalah “ Uncontrolled Copy ” atau “ Uncontrolled Document ”. Dokumen tersebut tidak perlu diawasi atau ditarik kembali apabila tidak lagi digunakan ...

Kriteria Auditor dalam Audit Internal ISO 9001 Dalam prosedur audit internal ISO 9001, sebaiknya dicantumkan kriteria yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal. Auditor perlu memiliki kompetensi yang memadai agar dapat melaksanakan kegiatan audit secara efektif dan objektif. Menurut ISO, kompetensi merupakan kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman. Oleh karena itu, keempat unsur tersebut sebaiknya dicantumkan dalam prosedur audit internal sebagai dasar penentuan kriteria auditor. Contoh Kriteria Auditor Internal Berikut contoh kriteria auditor internal yang umum digunakan di perusahaan (sering juga disebut sebagai kompetensi auditor): 1. Pelatihan Auditor telah mengikuti pelatihan sistem manajemen mutu dan teknik audit, serta memiliki sertifikat auditor internal, baik dari pelatihan internal perusahaan maupun dari lembaga eksternal. 2. Pengalaman Auditor telah bekerja di perusahaan dalam jangka waktu tertentu, misalnya minimal 6 bulan atau 1 tahun, ...

Dalam penerapan sistem manajemen seperti ISO 9001, dokumen perlu dikaji ulang secara berkala untuk memastikan isinya masih sesuai dengan kondisi dan proses kerja yang berlaku. Namun sering muncul pertanyaan: Jika setelah dikaji ulang ternyata isi dokumen tidak berubah, apakah tanggal terbit dan nomor revisinya harus ikut berubah? Dalam praktiknya, ada dua pendekatan yang umum digunakan. Pendekatan pertama, tanggal terbit dokumen diperbarui dan nomor revisi dinaikkan, misalnya dari Revisi 0 menjadi Revisi 1. Jika cara ini digunakan, pada riwayat revisi dokumen biasanya dicantumkan keterangan bahwa tidak terdapat perubahan pada isi dokumen. Pendekatan kedua, tanggal terbit dan nomor revisi tetap sama karena isi dokumen memang tidak mengalami perubahan. Bukti bahwa dokumen telah dikaji ulang biasanya dicatat dalam risalah rapat, notulen meeting, atau berita acara review dokumen yang mencantumkan tanggal pelaksanaan review. Kedua cara tersebut pada dasarnya dapat diterapkan, selama organis...

Dalam standar mutu ISO 9001 terdapat persyaratan yang mewajibkan perusahaan melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian terhadap aturan. Ketentuan ini tercantum dalam ISO 9001 klausul 10.2 tentang Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif. Aturan baku perusahaan biasanya dituangkan dalam SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur kerja. Dalam terminologi ISO 9001, tindakan perbaikan tersebut disebut tindakan korektif. Berikut rangkuman diskusi QualityClub pada Jumat, 21 Mei 2021 mengenai tindakan korektif. Pertanyaan: Saya ingin bertanya mengenai tindakan koreksi dan tindakan korektif. Apakah keduanya boleh dibuat dalam satu prosedur, atau harus dipisahkan? Jawaban 1: Tindakan koreksi dan tindakan korektif sebaiknya dimasukkan dalam satu prosedur. Jawaban 2: Boleh digabung dalam QSM-nya, karena ISO tidak pernah secara spesifik mensyaratkan bahwa keduanya harus dipisahkan.