QualityClub

Kriteria Auditor dalam Audit Internal ISO 9001 Dalam prosedur audit internal ISO 9001, sebaiknya dicantumkan kriteria yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal. Auditor perlu memiliki kompetensi yang memadai agar dapat melaksanakan kegiatan audit secara efektif dan objektif. Menurut ISO, kompetensi merupakan kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman. Oleh karena itu, keempat unsur tersebut sebaiknya dicantumkan dalam prosedur audit internal sebagai dasar penentuan kriteria auditor. Contoh Kriteria Auditor Internal Berikut contoh kriteria auditor internal yang umum digunakan di perusahaan (sering juga disebut sebagai kompetensi auditor): 1. Pelatihan Auditor telah mengikuti pelatihan sistem manajemen mutu dan teknik audit, serta memiliki sertifikat auditor internal, baik dari pelatihan internal perusahaan maupun dari lembaga eksternal. 2. Pengalaman Auditor telah bekerja di perusahaan dalam jangka waktu tertentu, misalnya minimal 6 bulan atau 1 tahun, ...

Dalam penerapan sistem manajemen seperti ISO 9001, dokumen perlu dikaji ulang secara berkala untuk memastikan isinya masih sesuai dengan kondisi dan proses kerja yang berlaku. Namun sering muncul pertanyaan: Jika setelah dikaji ulang ternyata isi dokumen tidak berubah, apakah tanggal terbit dan nomor revisinya harus ikut berubah? Dalam praktiknya, ada dua pendekatan yang umum digunakan. Pendekatan pertama, tanggal terbit dokumen diperbarui dan nomor revisi dinaikkan, misalnya dari Revisi 0 menjadi Revisi 1. Jika cara ini digunakan, pada riwayat revisi dokumen biasanya dicantumkan keterangan bahwa tidak terdapat perubahan pada isi dokumen. Pendekatan kedua, tanggal terbit dan nomor revisi tetap sama karena isi dokumen memang tidak mengalami perubahan. Bukti bahwa dokumen telah dikaji ulang biasanya dicatat dalam risalah rapat, notulen meeting, atau berita acara review dokumen yang mencantumkan tanggal pelaksanaan review. Kedua cara tersebut pada dasarnya dapat diterapkan, selama organis...

Dalam standar mutu ISO 9001 terdapat persyaratan yang mewajibkan perusahaan melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian terhadap aturan. Ketentuan ini tercantum dalam ISO 9001 klausul 10.2 tentang Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif. Aturan baku perusahaan biasanya dituangkan dalam SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur kerja. Dalam terminologi ISO 9001, tindakan perbaikan tersebut disebut tindakan korektif. Berikut rangkuman diskusi QualityClub pada Jumat, 21 Mei 2021 mengenai tindakan korektif. Pertanyaan: Saya ingin bertanya mengenai tindakan koreksi dan tindakan korektif. Apakah keduanya boleh dibuat dalam satu prosedur, atau harus dipisahkan? Jawaban 1: Tindakan koreksi dan tindakan korektif sebaiknya dimasukkan dalam satu prosedur. Jawaban 2: Boleh digabung dalam QSM-nya, karena ISO tidak pernah secara spesifik mensyaratkan bahwa keduanya harus dipisahkan.

Bolehkah Menggunakan Tip-Ex pada Dokumen ISO 9001? Ini Penjelasannya ISO 9001:2015 menekankan pentingnya pengendalian dokumen organisasi agar tetap terlindungi dengan baik. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kehilangan kerahasiaan (loss of confidentiality), penggunaan yang tidak sesuai (improper use), maupun penurunan integritas (loss of integrity) pada dokumen. Ketentuan ini secara jelas diatur dalam ISO 9001:2015, khususnya pada klausul 7.5 tentang Informasi Terdokumentasi. Dalam praktiknya, sering muncul pertanyaan terkait cara memperbaiki kesalahan saat mengisi formulir atau dokumen. Berikut rangkuman diskusi anggota QualityClub mengenai topik ini (Rabu, 19 Mei 2021). --- Pertanyaan Dear rekan-rekan QualityClub, Mohon pencerahannya. Dalam pengisian form pada penerapan ISO 9001:2015, apabila terjadi kesalahan pengisian, apakah boleh menggunakan tip-ex atau harus dicoret, diparaf, lalu ditulis data yang benar di sebelahnya? Terima kasih atas jawabannya. --- Pendapat Anggota ...

  Audit Dokumen dalam ISO – Sharing QualityClub (17 Mei 2021) Audit merupakan kegiatan wajib dalam standar ISO. Di lapangan, istilahnya sering berbeda-beda, seperti: audit dokumen audit kecukupan compliance audit atau cukup disebut audit Berikut rangkuman diskusi rekan-rekan QualityClub terkait audit dokumen: --- Pertanyaan: Apakah rekan-rekan pernah melakukan audit khusus dokumen? Mohon sharing pengalaman dan praktiknya. --- Jawaban & Sharing: 1. Pengertian Audit Dokumen Audit dokumen dilakukan untuk melihat keefektifan dokumen di lapangan, yaitu membandingkan: dokumen master (manual, prosedur, daftar induk dokumen) dengan implementasi aktual --- 2. Frekuensi Audit Dokumen Dokumen proses manufaktur: 1 bulan sekali (bersamaan dengan QC Patrol) Seluruh dokumen: **6 bulan sekali** (bersamaan dengan internal audit) --- 3. Audit Kecukupan (Adequacy Audit) Audit ini bertujuan untuk menilai apakah dokumen/sistem yang ada sudah: memenuhi persyaratan klausul standar (misalnya ISO) leng...

Rangkuman Diskusi QualityClub, Jumat 7 Mei 2021 Selamat pagi rekan-rekan semua. Saya masih bingung dalam membuat formulir pengadaan barang/jasa yang di dalamnya mengandung unsur K3. Mohon kiranya apabila rekan-rekan memiliki contoh, saya boleh melihatnya sebagai referensi. Terima kasih. Latar belakangnya, kemarin saya menjalani pra-audit SMK3 dan terdapat temuan pada kriteria 5.1.2, yaitu perusahaan belum mencantumkan spesifikasi K3 pada Purchase Order (PO) yang diterbitkan. Berikut beberapa tanggapan dari rekan-rekan: Di tempat saya, unsur K3 dimasukkan dalam bagian “Syarat dan Ketentuan” pada PO. Misalnya, untuk pembelian bahan kimia, pada bagian tersebut dicantumkan kewajiban melampirkan MSDS. Aspek K3L dapat ditambahkan pada syarat dan kondisi dalam keterangan PO. Contohnya, untuk material B3 wajib dilampirkan MSDS/LDKB, serta mencantumkan persyaratan pengiriman seperti SIO pengemudi, uji emisi armada, penggunaan APD, dan lain-lain. Ketentuan K3 juga dapat dicantumkan pa...

Rangkuman diskusi QualityClub, Selasa, 4 Mei 2021: Pertanyaan Dear rekan-rekan mutu, Menurut pendapat rekan-rekan, dalam suatu perusahaan manufaktur, mana yang lebih efektif untuk jabatan Management Representative (MR): dirangkap dengan jabatan lain atau dibentuk sebagai departemen tersendiri (personel khusus)? Apa saja keuntungan dan kerugian jika MR menjabat secara rangkap atau berdiri sendiri? Jawaban 1 Perlu dilakukan asesmen terlebih dahulu terhadap lingkup dan beban pekerjaan sebelum menentukan apakah jabatan tersebut sebaiknya menjadi departemen tersendiri atau digabung dengan jabatan lain.   Jawaban 2 Saya ikut berpendapat, Pak. Kebetulan saya pernah berada di kedua posisi tersebut. Secara sederhana, gambaran perbandingannya sebagai berikut: Jika dirangkap: Keuntungannya, dari sisi perusahaan, tentu lebih hemat biaya karena satu orang memiliki beberapa kompetensi. Kerugiannya, sulit untuk fokus ketika aktivitas MR meningkat. Jika terpisah: MR dapat lebih fokus menjalanka...

Tanya jawab QualityClub tentang tata cara mengukur kepuasan pelanggan (29 April 2021) --- Dear teman-teman Quality, Sedikit tanya untuk masalah pengukuran kepuasan pelanggan. Selama ini diberikan kuisioner terhadap pelanggan setelah pekerjaan selesai, dan kendalanya adalah hanya sedikit kuisioner yang kembali. Jadi hasil pengukuran kepuasan pelanggan dirasa tidak mewakili ( rata2 hanya 20% - 30% kuisioner yang kembali) Selain dari kuisioner, kira-kira ada bisa sharing metode apa yang digunakan dan caranya seperti apa, sehingga hasil pengukuran dapat diakui? --- Ijin menjawab, ditempat kami mengukur kepuasan pelanggan dengan beberapa cara: 1. Meet customer baik f2f atau online 2. Assign provider utk melakukan survey online/by call 3. Kirim email survey setiap pekerjaan/case selesai secara otomatis by system Untuk no 1 metode menggunakan cara tanya jawab. (moderatorr) --- Kami memakai metode pengukuran dengan melihat tren order dari customer kecenderungannya seperti apa, jika dari perio...

Berikut ini tanya jawab QualityClub terkait pertanyaan yang biasanya diajukan kepada direktur saat pelaksanaan audit internal ISO  --- Dalam kegiatan audit internal ISO 9000, sering muncul kebingungan perlu atau tidak direktur perusahaan diaudit. Jika ya, apa yang ditanyakan kepada beliau? ---- Apa saja yang ditanyakan kepada direktur saat audit internal?Berikut ini jawaban dari grup QualityClub: Apakah kebijakan dan sasaran mutu telah ditetapkan dan selalu update? Apakah tanggung jawab dan wewenang para pihak telah disosialisasikan dan dipahami dalam perusahaan? Apa saja strategi-strategi perusahaan yang akan dilakukan dalam mencapai sasaran? Apakah isu Internal dan eksternal telah di update dengan isu terkini? Apakah informasi terkait isu intenral dan eksternal selalu dimonitor dan direview? Apakah harapan dan kebutuhan pihak-pihak yg berkepentinhan sudah ditetapkan? Apa saja Improvement yang telah dilakukan, misalnya dibandingkan dengan improvement yang telah dilalukan pada tahu...

Tanya Jawab QualityClub via WA Group, Senin, 19 April 2021 --- Pertanyaan: Mohon izin meminta pendapat Bapak dan tim di Grup Quality. Apabila terjadi insiden (kecelakaan kerja), namun tidak ada benda yang rusak dan tidak ada orang yang terdampak, serta insiden tersebut tidak dilaporkan, apa yang seharusnya dilakukan perusahaan jika terdapat bukti tetapi tidak ada saksi? Catatan: Bukti berupa foto dari kondisi yang dianggap sebagai insiden, misalnya mobil angkutan diparkir pada hari Minggu saat libur dan tidak ada karyawan yang masuk. Ketika dilakukan patroli, security melihat pintu box mobil dalam keadaan terbuka. Setelah diperiksa, tidak ada kerusakan maupun kehilangan. Security hanya mengambil foto sebagai dokumentasi. Berdasarkan hal tersebut, pertanyaannya adalah: Apakah salah jika security hanya melaporkan secara internal antar sesama security tanpa meneruskan ke manajemen? Jika manajemen mengetahui kejadian tersebut dan menganggap security membiarkan tanpa membuat laporan resmi,...