QualityClub

Di era digital, perusahaan memiliki semakin banyak pilihan dalam membuat dan menyampaikan SOP, Instruksi Kerja (IK), form, maupun rekaman. Dokumen tidak selalu harus menggunakan template baku atau dibuat dalam format Word. PowerPoint (PPT), flowchart, maupun media digital lainnya juga dapat digunakan. Yang terpenting adalah pengendalian dokumennya . Meskipun SOP dibuat menggunakan PPT, tetap perlu memiliki identifikasi yang jelas, seperti kode atau nomor dokumen, revisi, tanggal berlaku, pengesahan, serta mekanisme distribusi dan penelusuran. Lalu, apakah SOP harus dibuat panjang dan detail? Tidak harus.  SOP boleh dibuat ringkas selama tujuan, informasi penting, dan cara pelaksanaan proses dapat dipahami oleh karyawan. Karena itu, efektivitas SOP sebaiknya tidak dinilai dari tebal, panjang, atau format dokumennya, tetapi dari apakah SOP tersebut: Mudah dipahami; Dapat diterapkan; Sesuai dengan aktivitas yang dijalankan; Mudah diakses; dan Tetap terkendali serta dapat ditelusuri. D...

 Rangkuman Diskusi QualityClub Salah satu anggota QualityClub menceritakan pengalamannya. Perusahaannya sudah menerapkan ISO selama kurang lebih 6 tahun dan sekarang memasuki tahun ke-7, atau akan menghadapi resertifikasi yang kedua. Namun, meskipun sudah cukup lama menerapkan ISO, masih banyak masalah yang terjadi. Mulai dari complaint customer sampai keterlambatan maintenance yang akhirnya juga menyebabkan complaint dari customer. Sebagai Management representative (MR), ia juga sering mendapat sindiran dari Top Management bahwa penerapan ISO di perusahaan hanya sekadar formalitas . Pertanyaannya kemudian dilempar ke teman-teman di QualityClub: Apakah ada yang pernah mengalami kondisi seperti ini? Bagaimana cara mengatasinya? ISO Jangan Menjadi One Man Show Salah satu tanggapan dalam diskusi menyebutkan bahwa kondisi seperti ini cukup banyak terjadi di perusahaan yang sudah menerapkan ISO, bahkan yang sudah bertahun-tahun. Salah satu penyebabnya adalah penerapan ISO masih one man ...

Di banyak perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001, sering muncul pertanyaan mengenai pengelolaan dokumen Standard Operating Procedure (SOP). Salah satu pertanyaan yang cukup sering dibahas adalah: Apakah SOP perlu dipisahkan menjadi SOP ISO dan SOP Non-ISO? Pertanyaan ini umumnya muncul ketika ada fungsi atau departemen yang tidak termasuk dalam ruang lingkup (scope) sertifikasi ISO, seperti Finance, Legal, atau fungsi pendukung lainnya. Lalu, bagaimana praktik yang diterapkan di berbagai perusahaan? SOP Non-ISO Umumnya Berasal dari Departemen yang Di Luar Scope ISO Di beberapa perusahaan, departemen Finance memang tidak dimasukkan dalam ruang lingkup sertifikasi ISO 9001. Akibatnya, SOP yang mengatur proses Finance sering disebut sebagai SOP Non-ISO . Meskipun demikian, sebagian besar perusahaan tetap menggunakan format dokumen yang sama dengan SOP lainnya. Dokumen tersebut tetap diregistrasi oleh Document Control Center (DCC) atau fungsi pengendali dokumen sehingga identitas, p...

Dalam penerapan ISO 9001 , setiap perusahaan perlu menetapkan sasaran mutu  yang terukur, relevan, dan dapat dievaluasi secara berkala. Selain itu, perusahaan juga harus memiliki metode untuk memantau pencapaian sasaran tersebut agar proses peningkatan berkelanjutan ( continuous improvement ) dapat berjalan dengan efektif. Melalui tulisan ini, kami membagikan contoh sasaran mutu ISO 9001  beserta form monitoring sasaran mutu  yang dapat dijadikan referensi. Template ini dirancang agar mudah digunakan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis organisasi, baik perusahaan manufaktur, jasa, pendidikan, maupun instansi pemerintah. Salah satu keunggulan formulir ini adalah adanya grafik monitoring pencapaian sasaran mutu . Dengan tampilan visual tersebut, tren pencapaian target dapat dipantau secara lebih mudah sehingga memudahkan analisis, evaluasi, dan pengambilan keputusan. Apabila Anda sedang mencari template sasaran mutu ISO 9001  atau contoh form monitori...

Salah satu pertanyaan yang cukup sering muncul dalam penerapan sistem manajemen mutu adalah: "Untuk kegiatan kalibrasi alat, sebaiknya menggunakan Prosedur atau Instruksi Kerja (IK)?" Jawabannya tidak sesederhana memilih salah satu. Dalam praktiknya, kebutuhan dokumen sangat bergantung pada kompleksitas proses kalibrasi dan bagaimana perusahaan mengelolanya. Memahami Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja Secara umum, Prosedur menjelaskan bagaimana suatu proses dikelola. Dokumen ini memuat tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, alur kegiatan, serta pengendalian yang harus dilakukan agar proses berjalan secara konsisten. Sementara itu, Instruksi Kerja (IK) menjelaskan secara rinci bagaimana suatu pekerjaan teknis dilakukan. Dokumen ini berisi langkah-langkah operasional yang harus diikuti oleh petugas saat melaksanakan pekerjaan. Dengan kata lain, prosedur menjawab pertanyaan "apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab" , sedangkan instruksi kerja me...

Salah satu pertanyaan yang sering muncul dalam implementasi ISO 9001 adalah: "Jika alat ukur sudah dikalibrasi oleh pihak eksternal, apakah perusahaan masih perlu memiliki standar keberterimaan sendiri dan melakukan verifikasi terhadap alat yang telah dikalibrasi?" Jawabannya adalah ya, tetap perlu. Kalibrasi Bukan Akhir dari Tanggung Jawab Banyak organisasi beranggapan bahwa setelah alat ukur dikalibrasi oleh laboratorium eksternal dan memperoleh sertifikat kalibrasi, maka alat tersebut otomatis dapat digunakan. Padahal, tanggung jawab terhadap kelayakan alat ukur tetap berada pada organisasi yang menggunakan alat tersebut. Laboratorium kalibrasi hanya memberikan data hasil pengukuran, seperti nilai penyimpangan ( error ), ketidakpastian pengukuran, dan status kalibrasi berdasarkan ruang lingkup mereka. Keputusan apakah alat tersebut layak digunakan untuk proses perusahaan adalah tanggung jawab organisasi. Mengapa Perusahaan Harus Memiliki Standar Keberterimaan? Setiap organ...

Berikut rangkuman diskusi QualityClub tentang cara menjaga komitmen menjalankan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 selain melaksanaan audit internal secara rutin. === Menjaga Komitmen SMM ISO 9001 Tidak Cukup Hanya Audit Salah satu member QualityClub bertanya: “Menurut teman-teman, apa saja yang bisa dilakukan supaya perusahaan atau departemen tetap konsisten dan komitmen menjalankan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, selain rutin audit internal?” Dari diskusi yang muncul, ada beberapa poin menarik yang bisa menjadi inspirasi. 1. Implementasi Harus Dilakukan Rutin di Setiap Divisi SMM tidak cukup hanya dibahas saat audit. Implementasi perlu dijalankan setiap hari oleh masing-masing bagian atau divisi. Hasil implementasi juga sebaiknya disampaikan secara transparan dan dibahas dalam meeting divisi. Dengan begitu, masalah bisa diketahui lebih awal dan potensi temuan audit dapat diminimalkan. 2. SOP Harus Selalu Direview Sesuai Kondisi Terkini Salah satu cara menjaga sistem tetap h...

Pengelolaan Informasi Terdokumentasi dalam ISO 9001: Digabung atau Dipisah?  Rangkuman diskusi  QualityClub, 17 April 2026 Seorang anggota Quality Club mengajukan pertanyaan terkait pengelolaan informasi terdokumentasi sesuai ISO 9001, yaitu: Apakah prosedur pengendalian dokumen eksternal sebaiknya digabungkan dengan prosedur pengendalian dokumen internal, atau dipisahkan? Apakah prosedur pengendalian rekaman sebaiknya digabungkan dengan prosedur pengendalian dokumen, atau dibuat terpisah? Ringkasan Diskusi Secara umum, mayoritas responden sepakat bahwa keputusan terkait penggabungan atau pemisahan prosedur sepenuhnya bergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan masing-masing. Beberapa pandangan yang muncul antara lain: Pendekatan Terintegrasi (Digabungkan) Beberapa anggota QualityClub memilih untuk menggabungkan pengendalian dokumen internal dan eksternal, serta pengendalian rekaman, ke dalam satu prosedur yang disebut pengendalian informasi terdokumentasi. Pendeka...

Rangkuman Diskusi QualityClub, 6 April 2026 Pertanyaan Mohon pencerahan, apabila terdapat temuan audit internal yang dikategorikan sebagai observasi, apakah tetap perlu dilakukan tindakan perbaikan? Ringkasan Jawaban Temuan audit internal yang dikategorikan sebagai observasi (sering juga disebut Opportunity for Improvement / OFI ) tetap perlu ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan. Meskipun observasi bukan termasuk ketidaksesuaian ( nonconformity ), temuan ini menunjukkan adanya potensi risiko atau peluang peningkatan yang sebaiknya tidak diabaikan. Tindak lanjut terhadap observasi umumnya tidak mensyaratkan batas waktu yang seketat penanganan ketidaksesuaian. Namun demikian, manajemen tetap perlu memastikan bahwa: tindakan perbaikan dilakukan, progresnya dipantau, dan efektivitasnya dievaluasi. Lebih dari itu, pengelolaan observasi merupakan bagian penting  perbaikan berkelanjutan ( continuous improvement ). Observasi yang tidak ditindaklanjuti berpotensi berkembang...

Materi tanya jawab di bawah ini diambil dari diskusi forum QualityClub pada April 2026. Pertanyaan Saat ini perusahaan kami akan menambahkan departemen Finance Accounting dalam proses audit internal. Sebelumnya, departemen ini belum pernah didaftarkan dalam lingkup sistem manajemen mutu ISO 9001 dan juga belum memiliki prosedur yang terdokumentasi. Apakah rekan-rekan memiliki masukan terkait prosedur serta sasaran mutu yang umum diterapkan di departemen Finance Accounting? Jawaban Departemen Finance Accounting memang sebaiknya dilibatkan dalam penerapan ISO 9001 karena memiliki keterkaitan erat dengan proses pengadaan ( purchasing ). Ketepatan waktu penerimaan barang dari supplier sangat dipengaruhi oleh kelancaran proses pembayaran. Selain itu, pengelolaan arus kas ( cash flow ) juga sangat bergantung pada proses penagihan yang terstruktur dan tepat waktu. Jika prosedur pembayaran maupun penagihan tidak jelas, dampaknya bisa meluas ke departemen lain seperti produksi atau operasiona...

Praktik Pengendalian Dokumen ISO: Tanya Jawab Bersama QualityClub Dear QualityClub, Pengendalian dokumen merupakan salah satu persyaratan dalam standar ISO. Apabila dokumen mengalami perubahan, perlu diberikan status revisi pada dokumen tersebut. Status revisi biasanya ditunjukkan dengan pemberian nomor revisi pada dokumen . Terkait dengan revisi dokumen, terdapat anggota QualityClub yang mengajukan pertanyaan berikut. Silakan berbagi pengalaman ( sharing best practice ) di sini. Pertanyaan: Selamat pagi menjelang siang, Bapak/Ibu. Mohon informasi atau berbagi praktik terbaik mengenai pengkodean atau penomoran revisi sebuah prosedur atau dokumen beserta pertimbangannya. Saya melihat beberapa format berikut: Revisi 1 Revisi 01 Revisi 0.1 Demikian, terima kasih. Tanggapan 1 Di tempat kami menggunakan format: Revisi 01 Revisi 02 dan seterusnya. Tanggapan 2 Menurut pengalaman saya, nomor revisi dimasukkan langsung dalam kode prosedur, misalnya: PRO-XXX-XXX-00 Angka “00” menunjukkan statu...

ISO 9001 mewajibkan perusahaan menetapkan isu internal dan isu eksternal. — Sintegral (@sintegralnews) December 18, 2025

Sertifikasi ISO 45001 memerlukan berbagai dokumen sebagai syarat untuk mengikuti audit sertifikasi . Jika semua persyaratan telah dipenuhi dan proses audit berjalan dengan baik, perusahaan akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat ISO 45001:2018 . Sebelum audit sertifikasi dilakukan, perusahaan perlu menyiapkan sejumlah dokumen terlebih dahulu. Kami menyediakan berbagai contoh template dokumen ISO 45001 yang dapat Anda gunakan sebagai panduan. Dengan menggunakan template tersebut, Anda dapat menyusun dokumen lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efektif. Klik gambar di bawah ini untuk melihat daftar dokumen ISO 45001:2018 .

  Memahami ISO 9000 tidak cukup hanya dengan mengikuti pelatihan. Diperlukan diskusi yang intensif dengan para pakar ISO, termasuk berkonsultasi dengan para praktisi ISO di perusahaan. QualityClub merupakan wadah untuk berdiskusi mengenai ISO 9000. Forum yang berlangsung melalui grup WhatsApp ini ditujukan bagi management representative, auditor internal, document control, serta tim ISO perusahaan. Manfaat QualityClub antara lain memungkinkan anggota untuk berkomunikasi secara instan satu sama lain. Hal ini memudahkan pertukaran informasi, koordinasi, dan diskusi antaranggota terkait penerapan ISO 9001. Anggota QualityClub juga dapat berbagi ide, dokumen ISO, maupun informasi lainnya secara cepat dan mudah. Selain itu, QualityClub juga berpotensi membahas standar ISO lainnya, seperti ISO 14001, ISO 45001, dan ISO 27001. Bergabung di grup QualityClub tidak dipungut biaya ( free ), silahkan klik formulir pendaftaran Modeator QualityClub: Zulkifli Nasution (Sintegral Consultant).

    QualityClub secara rutin menyelenggarakan webinar ISO. Salah satu topik yang dibahas adalah ISO 14001, yaitu standar manajemen lingkungan bertaraf internasional. ISO 14001 menekankan bahwa setiap proses memiliki dampak terhadap lingkungan, baik positif maupun negatif. Untuk penjelasan yang lebih lengkap, silakan membaca materi webinar berikut ini. Materi webinar QualityClub ISO 14001:2015 Formulir pendaftaran QualityClub webinar ISO 14001:2015

QualityClub mengadakan training ISO/IEC 17025:2017 pada 23-24 Juni 2023 via zoom, trainer Bpk. Mulyono, S.TP.  Anda diharapkan dapat memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan laboratorium sesuai ISO/IEC 17025: 2017. Pak Mulyono udah ga asing di dunia laboratorium. Saya kenal baik Pak Mulyono. Pendidikannya D3 Teknik kimia lanjut S1 Tek Pangan dan seorang analisis bidang pengujian kimia. Hingga hari ini dirinya menjabat sebagai Manajer Mutu Laboratorium Pengujian. Beliau yang sudah lama bekerja di laboratorium ini orang yang berkompeten menerangkan persyaratan ISO 17025, klausul demi klausul, dan sekaligus menjelaskan cara mengimplementasikan ISO 17025.  Btw, perlu dokumen tertentu terkait penerapan ISO17025? Info saya supaya bisa trainer siapkan. Silabus training Pendaftaran training Bila ada pertanyaan, barangkali perlu silabus, japri saya. Ayo merapattt😍

Dear QualityClub.  Sekarang ini banyak pihak menuntut pelayanan laboratorium yang lebih baik, data hasil pengujian atau kalibrasi yang valid dan berkualitas, serta sistem telusur yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Tuntutan ini dapat dipenuhi dengan menjalankan praktek berlaboratorium yang baik dan benar atau Good Laboratory Practices (GLP) sesuai dengan standard ISO 17025. Penerapan ISO 17025 bertujuan meyakinkan kita bahwa data hasil pengujian yang dilakukan telah mempertimbangkan perencanaan dan pelaksanaan yang benar. Materi webinar Pengenalan ISO/IEC 27001:2017 (pdf)  

Berikut adalah rangkuman diskusi QualityClub, forum ISO Indonesia.

Perbaikan Audit Internal  Banyak caranya melakukan perbaikan kegiatan audit internal ISO. Salah satu prakteknya dilakukan oleh seorang QualityClub member saat menghadapi audit eksternal.  Ceritanya begini... --- Izin Sharing Improvement dalam External Audit Beberapa waktu yang lalu perusahaan kami di audit (Surveillance) oleh salah satu badan sertifikasi terkemuka. Secara umum, Audit dilakukan untuk menilai apakah sistem berjalan dengan baik diperusahaan atau tidak.  Namun, dalam Audit tersebut kami juga meminta kepada Auditor untuk meluangkan waktunya sejenak melakukan asessment kepada Auditee dengan variabel : Kecepatan menyajikan data, Kesesuaian dalam memberikan jawaban, Kooperatif dalam memberikan jawaban, Sistem Manajemen di Departemen, Orisinalitas ide Improvement dan Efektifitas Improvement.   Diharapkan para Auditee menjadi auditee yang transparan dalam penyajian informasi dan dapat berbenah dalam sistem dokumentasinya. Sehingga Audit bukan hanya formal...

Halo QualityClub, Ini adalah diskusi menarik tentang dokumen ISO. Pertanyaannya cukup mendasar, yaitu mengenai tingkatan dokumen dalam ISO. Simak pertanyaan berikut. Pertanyaan: Mohon izin bertanya, apa perbedaan Manual, Prosedur/SOP, dan Instruksi Kerja dalam Audit ISO 9001? Jawaban: 1. Quality Manual (Manual Mutu) Quality Manual, yang juga disebut sebagai policy manual atau reference manual, merupakan dokumen yang memuat kebijakan terkait manajemen mutu. Selain kebijakan, biasanya Quality Manual juga memuat struktur organisasi, interaksi antarproses, konteks organisasi, serta kebijakan-kebijakan lainnya yang relevan. 2. Prosedur atau SOP (Standard Operating Procedure) Prosedur atau SOP memuat panduan operasional kerja yang melibatkan beberapa unit kerja atau departemen. Contohnya adalah prosedur pembelian. Prosedur pembelian menguraikan tahapan proses pengadaan barang dan jasa yang melibatkan bagian keuangan (finance), inspeksi, dan gudang. 3. Instruksi Kerja (Work Instruction/WI) In...